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Dernière mise à jour : 13 novembre 2026
1. Qui sommes-nous
Fabreasy PDF Creator, Fabreasy SendReady et les sites pdfcreator.fabreasy.com et sendready.fabreasy.com sont réalisés par Fabreasy, nom commercial de Yellow Smile ICT Services, Henry Dunantlaan 16, 2614 GH Delft, Pays-Bas, Chambre de commerce (KvK) 24292836. Nous sommes responsables du traitement des données décrites dans cette déclaration. Questions sur la protection des données : support@fabreasy.com.
Si votre organisation utilise le portail des mots de passe de SendReady, nous traitons les données de vos destinataires en tant que sous-traitant, sur vos instructions. L’accord de sous-traitance que vous acceptez dans SendReady s’applique (voir la section 8).
2. Ce qui reste sur votre ordinateur
Vos documents restent sur votre ordinateur. Créer un PDF, appliquer le papier à en-tête et les signatures, signer numériquement avec votre propre certificat, chiffrer avec un mot de passe et envoyer par votre propre messagerie : tout se fait sur votre PC. Fabreasy ne reçoit ni le contenu de vos documents, ni le nom de vos fichiers.
Les paramètres, les jeux de papier à en-tête, les signatures et les adresses sont conservés dans le registre Windows et dans votre dossier utilisateur. Les mots de passe que SendReady conserve par adresse sont enregistrés sur votre PC, chiffrés par Windows (DPAPI).
Si vous demandez un accord par e-mail avec SendReady, l’ensemble du dossier est conservé dans un dossier de votre cabinet : le document envoyé, la clé du fichier, les codes et chaque réponse. Si vous l’autorisez, SendReady lit les réponses dans votre boîte aux lettres Outlook, sur votre PC. Cette autorisation vaut par utilisateur Windows et peut être retirée dans les paramètres de Confirmations. Rien de tout cela ne va à Fabreasy.
3. Licence
Pour vérifier qu’une licence est valide et utilisée par le nombre d’utilisateurs convenu, le programme envoie à notre serveur de licences :
- la clé de licence ;
- votre nom d’utilisateur Windows et votre nom d’affichage ;
- l’origine : le nom de l’ordinateur ou du domaine avec le nom d’utilisateur (par exemple
PC-07\jvdberg) ; - un identifiant de l’ordinateur : une valeur de hachage dérivée de l’installation Windows, dont on ne peut pas déduire l’ordinateur lui-même (pas sur un serveur de terminaux) ;
- la version du programme, la langue de l’interface et un numéro d’installation aléatoire ;
- à chaque appel, une référence aléatoire, afin qu’en cas d’incident nous puissions rapprocher votre signalement de notre journal.
Le serveur voit votre adresse IP, comme pour toute connexion.
Nous utilisons ces données uniquement pour la licence. Une licence compte par utilisateur, deux ordinateurs par utilisateur étant inclus ; un ordinateur qui n’a pas été vu depuis 30 jours n’est plus compté. Le titulaire de la licence voit dans le portail client quels utilisateurs et combien d’ordinateurs sont enregistrés, et peut retirer des utilisateurs. Si votre organisation dispose d’une clé d’organisation pour le portail des mots de passe, un administrateur approuve d’abord un nouvel utilisateur ou ordinateur et reçoit à cet effet un e-mail indiquant l’origine.
L’enregistrement, la vérification et la libération d’un poste sont consignés dans un journal par licence : l’heure, l’origine, le résultat et le motif, et en cas de refus une valeur de hachage chiffrée de l’adresse IP. Jamais la clé de licence. Nous conservons ce journal 180 jours. Sur votre ordinateur, le programme tient le même journal dans licentie.log ; ce fichier ne quitte votre ordinateur que si vous nous envoyez vous-même un fichier de support.
Si vous demandez une licence à l’administrateur de votre organisation, nous transmettons à cet administrateur l’adresse e-mail que vous saisissez, votre nom d’utilisateur, l’origine et l’identifiant de l’ordinateur. Une demande expire après 14 jours ; 30 jours plus tard, son enregistrement est également supprimé.
Si votre licence se termine dans les 45 jours, le programme communique la date de fin, le numéro de licence, l’édition, la langue et l’adresse e-mail de la licence, afin que nous puissions envoyer un rappel ; un seul e-mail par licence, même s’il y a plusieurs utilisateurs.
Si vous aviez une licence de la version précédente, le programme demande une seule fois s’il peut vérifier si une nouvelle clé vous attend. Avec votre accord, il envoie le numéro de cette ancienne licence, une somme de contrôle du code de licence et l’adresse e-mail figurant dans cette licence.
Base juridique : exécution du contrat. Conservation : tant que la licence court ; 24 mois après la fin de la licence, nous anonymisons les données. Les factures sont conservées sept ans, comme la loi l’exige.
4. Période d’essai
L’essai de 14 jours fonctionne avec un code d’essai sur votre PC, sans compte. Lorsque le PC est en ligne, le programme vérifie si ce code d’essai a été retiré ; le code d’essai et l’identifiant de l’ordinateur sont envoyés à cette fin.
Si vous lancez l’essai d’un composant qui fonctionne sur notre serveur, comme le portail des mots de passe, le programme vous demande à ce moment votre adresse e-mail et vous explique pourquoi. Nous l’utilisons pour lier l’essai à une personne, pour envoyer un rappel sept jours avant la fin et pour conserver vos données d’essai si vous achetez ensuite une licence. Si vous n’achetez pas, nous supprimons tout ce que vous avez enregistré pendant l’essai 14 jours après sa fin.
5. Statistiques d’utilisation
Une fois par jour, le programme communique :
- combien de fois chaque composant a été lancé, combien de PDF et de pages ont été créés, et par quelle voie (ruban, barre d’outils, glisser-déposer, imprimante) ;
- combien de fois le traitement a échoué, avec un code d’erreur fixe (par exemple « aucun papier à en-tête trouvé ») ;
- combien de demandes d’accord ont été envoyées, sous forme de nombre ;
- la date du premier PDF ;
- l’édition, la version du programme, le type de licence, le numéro de licence, la langue, la version de Windows et le numéro d’installation aléatoire.
Aucun nom, aucune adresse e-mail, aucun nom de fichier, aucun contenu. Vous pouvez désactiver cela dans Setup, onglet Licence (« Partager des statistiques d’utilisation anonymes avec Fabreasy »).
Nous conservons les chiffres par jour pendant 90 jours ; ensuite, nous les regroupons par mois. Après 24 mois, nous supprimons le numéro d’installation, de sorte qu’il ne reste que des totaux. Si une installation ne communique rien pendant douze mois, son dernier relevé est également supprimé.
Base juridique : intérêt légitime (améliorer le produit et voir où les utilisateurs bloquent).
6. Offres et « Premiers pas »
Une fois par jour, le Dashboard demande s’il existe une offre pour cette installation, par exemple à la fin d’un essai. Il envoie : le numéro d’installation, l’édition, la version du programme, la langue, le type de licence, si un essai est en cours et combien de jours il lui reste, et si la licence a expiré ou a été renouvelée. Lorsqu’une offre est affichée, choisie ou écartée, cela est enregistré avec le numéro d’installation, afin que vous ne receviez pas d’offres trop souvent et qu’un prix d’offre ne s’applique qu’à la personne qui l’a reçu.
Si vous partagez les statistiques d’utilisation (section 5), la demande comprend aussi : la région Windows, depuis combien de jours le programme est utilisé, combien de PDF ont été créés, si le papier à en-tête est activé et combien d’étiquettes ont été utilisées ; et les étapes que vous terminez dans « Premiers pas » sont comptées. Si vous l’avez désactivé, nous ne conservons rien de cette demande.
Aucun nom et aucune adresse e-mail. Nous conservons ces données jusqu’à 24 mois après le dernier signalement de l’installation.
Si vous demandez une prolongation de l’essai, nous utilisons votre adresse e-mail pour envoyer la clé et pour voir que vous en avez déjà reçu une. Si vous cochez la case de consentement, nous pouvons aussi vous écrire à ce sujet ; vous pouvez vous désinscrire à tout moment. Nous conservons la demande 24 mois.
Base juridique : intérêt légitime ; pour les e-mails concernant la prolongation, votre consentement.
7. Rapports d’erreur
S’il manque un fichier du programme, le programme envoie un court rapport avec le nom de ce fichier, la version du programme et le numéro d’installation, sans nom, adresse e-mail ni numéro de licence.
Si le programme rencontre une erreur, vous pouvez choisir vous-même « Envoyer à Fabreasy » dans la fenêtre d’erreur. Seulement alors, et seulement ce rapport-là, nous est envoyé : le message d’erreur technique, la version du programme et le numéro d’installation. Les chemins, noms de documents et adresses e-mail sont retirés au préalable ; pas de clé de licence, pas de nom d’utilisateur.
Nous conservons un rapport d’erreur 90 jours. Base juridique : intérêt légitime (trouver les erreurs) ; pour la fenêtre d’erreur, votre consentement, rapport par rapport.
8. SendReady : portail des mots de passe
Avec le portail des mots de passe, votre destinataire choisit le mot de passe des documents que vous lui envoyez. Pour cela, nous conservons, en tant que sous-traitant de votre organisation : l’adresse e-mail du destinataire (chiffrée, avec une valeur de hachage pour la retrouver), le mot de passe choisi (chiffré dans le navigateur du destinataire avec votre clé d’organisation, que nous ne pouvons pas ouvrir), un aide-mémoire si le destinataire en indique un, les heures d’inscription et de définition du mot de passe, et les liens à usage unique pour l’invitation et la récupération.
Jusqu’en novembre 2026, un destinataire pouvait aussi répondre à un document via une page de Fabreasy (SendReady Confirm). Cette voie est arrêtée ; ce qu’il en reste chez nous est supprimé selon les délais de l’accord de sous-traitance, et rien de nouveau ne s’y ajoute.
Les conditions figurent dans l’accord de sous-traitance que vous acceptez dans SendReady. Vous restez responsable de ces données. Après la fin de votre licence, nous les conservons encore 90 jours, puis nous les supprimons.
9. SendReady : accord par e-mail
Avec l’accord par e-mail, le document va à votre client par votre propre messagerie, et la réponse va de la boîte aux lettres de votre client à la vôtre. Fabreasy ne reçoit ni document, ni référence, ni code, ni réponse, ni remarque.
Si votre client souhaite faire une remarque confidentielle, il peut utiliser la page d’accord. Cette page se trouve sur notre serveur, mais fonctionne uniquement dans le navigateur de votre client et n’a pas le droit d’envoyer quoi que ce soit. Notre serveur web voit seulement que la page a été visitée : l’adresse IP et l’heure, comme pour toute page web. Si vous ne le souhaitez pas non plus, vous pouvez placer la page sur votre propre site.
10. Mises à jour et vérification de version
Le programme demande chaque jour à notre serveur quelle est la version la plus récente et si le serveur est joignable. Aucune information vous concernant n’est envoyée ; le serveur voit votre adresse IP, comme pour toute visite d’un site web.
11. Fichier de support
Si vous créez un fichier de support dans Setup, un fichier zip est écrit dans votre dossier Documents avec vos paramètres (sans mots de passe et sans clé de licence), des fichiers journaux, vos fichiers de papier à en-tête et, si vous l’avez activé dans Setup, les fichiers PostScript des sept derniers jours. Ce fichier ne quitte votre ordinateur que si vous l’envoyez vous-même par e-mail.
12. Les sites web
Sur pdfcreator.fabreasy.com et sendready.fabreasy.com, nous comptons les visites avec Independent Analytics. Il fonctionne sur notre propre serveur, ne dépose aucun cookie et n’enregistre pas votre adresse IP : il transforme votre adresse IP et les données de votre navigateur en une valeur de hachage qui change chaque jour, de sorte que les visites d’une même journée comptent comme un seul visiteur. Il enregistre aussi les pages consultées, la provenance de la visite, le pays et le type d’appareil. Nous conservons ces chiffres 24 mois.
Les sites déposent un cookie fonctionnel, pll_language, qui retient votre langue. Si vous vous connectez au portail client, un cookie retient que vous êtes connecté. Si vous arrivez par le lien de l’un de nos revendeurs, le cookie fcl_aff retient ce revendeur pendant 30 jours, afin qu’un achat lui soit attribué.
En outre, les sites chargent Google Analytics (Google), pour voir comment les sites sont utilisés, et le pixel Meta (Meta, la société derrière Facebook), pour mesurer l’effet de nos publicités. Ceux-ci déposent des cookies et envoient votre adresse IP, la page consultée et des données sur votre navigateur à Google et à Meta, qui peuvent aussi les traiter en dehors de l’Union européenne. Vous pouvez bloquer ou supprimer ces cookies dans votre navigateur ; les sites et la commande fonctionnent sans eux. Les polices des sites proviennent de Google Fonts, de sorte que Google voit votre adresse IP. Une vidéo ne démarre que lorsque vous cliquez dessus, via youtube-nocookie.com de Google.
Notre serveur voit votre adresse IP à chaque visite ; les journaux techniques du serveur web et du serveur de messagerie sont conservés cinq semaines au plus.
13. Où se trouvent les données et qui y a accès
Le serveur de licences, le portail des mots de passe et les sites web fonctionnent sur un serveur de Hetzner Online GmbH en Allemagne. Les sauvegardes sont écrasées après sept jours. Les e-mails du serveur sont envoyés par notre propre serveur de messagerie, sur ce même serveur.
Les paiements sont traités par Mollie (Pays-Bas) ou Dodo Payments. Avec Mollie, nous sommes le vendeur et Mollie traite le paiement pour nous. Avec Dodo Payments, Dodo est le vendeur (merchant of record) : Dodo traite alors vos données de paiement et de facturation en tant que responsable du traitement à part entière, selon la politique de confidentialité de Dodo. Dans aucun des deux cas nous ne recevons de données de carte ou de compte. Nous ne vendons pas de données et n’utilisons pas à des fins publicitaires ce que le programme envoie.
14. Vos droits
Vous pouvez nous demander quelles données nous détenons à votre sujet, les faire rectifier ou supprimer, et vous opposer à leur utilisation pour les statistiques d’utilisation. Les titulaires de licence peuvent retirer eux-mêmes des utilisateurs dans le portail client. Si vous êtes destinataire d’une organisation qui utilise le portail des mots de passe, adressez-vous à cette organisation ; nous l’aidons à traiter votre demande. Vous pouvez introduire une réclamation auprès de votre autorité de protection des données ; aux Pays-Bas, il s’agit de l’Autoriteit Persoonsgegevens.
15. Modifications
Si quelque chose change dans ce que le programme envoie, nous mettons à jour cette déclaration dans la même version. La date en haut indique quand cela a eu lieu pour la dernière fois. En cas de divergence entre les versions linguistiques, le texte néerlandais prévaut.