Datenschutzerklärung

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Zuletzt aktualisiert: 13. November 2026

1. Wer wir sind

Fabreasy PDF Creator, Fabreasy SendReady und die Websites pdfcreator.fabreasy.com und sendready.fabreasy.com werden von Fabreasy erstellt, einem Handelsnamen von Yellow Smile ICT Services, Henry Dunantlaan 16, 2614 GH Delft, Niederlande, Handelsregister (KvK) 24292836. Wir sind Verantwortliche für die Daten in dieser Erklärung. Fragen zum Datenschutz: support@fabreasy.com.

Nutzt Ihre Organisation das Passwortportal von SendReady, verarbeiten wir die Daten Ihrer Empfänger als Auftragsverarbeiter, nach Ihren Weisungen. Dafür gilt der Auftragsverarbeitungsvertrag, den Sie in SendReady annehmen (siehe Abschnitt 8).

2. Was auf Ihrem Computer bleibt

Ihre Dokumente bleiben auf Ihrem Computer. Das Erstellen einer PDF, das Anbringen von Briefbogen und Unterschriften, das digitale Signieren mit Ihrem eigenen Zertifikat, das Verschlüsseln mit einem Passwort und das Versenden über Ihr eigenes E-Mail-Programm geschehen alle auf Ihrem PC. Fabreasy erhält weder den Inhalt Ihrer Dokumente noch die Namen Ihrer Dateien.

Einstellungen, Briefbogen-Sets, Unterschriften und Adressen werden in der Windows-Registrierung und in Ihrem Benutzerordner gespeichert. Passwörter, die SendReady je Adresse speichert, liegen auf Ihrem PC, von Windows verschlüsselt (DPAPI).

Bitten Sie mit SendReady um Zustimmung per E-Mail, wird der gesamte Vorgang in einem Ordner Ihrer Kanzlei gespeichert: das versandte Dokument, der Dateischlüssel, die Codes und jede Antwort. Wenn Sie es erlauben, liest SendReady die Antworten aus Ihrem Postfach in Outlook, auf Ihrem PC. Diese Erlaubnis gilt je Windows-Benutzer und kann in den Einstellungen von Bestätigungen widerrufen werden. Nichts davon geht an Fabreasy.

3. Lizenz

Um zu prüfen, dass eine Lizenz gültig ist und von der vereinbarten Zahl von Benutzern verwendet wird, sendet das Programm an unseren Lizenzserver:

• den Lizenzschlüssel;
• Ihren Windows-Benutzernamen und Anzeigenamen;
• die Herkunft: den Computer- oder Domänennamen mit dem Benutzernamen (zum Beispiel PC-07\jvdberg);
• ein Computerkennzeichen: einen Hashwert, abgeleitet von der Windows-Installation, aus dem sich der Computer selbst nicht ableiten lässt (nicht auf einem Terminalserver);
• die Programmversion, die Sprache der Oberfläche und eine zufällige Installationsnummer;
• je Aufruf eine zufällige Referenz, damit wir bei einer Störung Ihre Meldung und unser Protokoll abgleichen können.

Der Server sieht dabei Ihre IP-Adresse, wie bei jeder Verbindung.

Wir verwenden dies nur für die Lizenz. Eine Lizenz zählt je Benutzer, mit zwei Computern je Benutzer inklusive; ein Computer, der 30 Tage nicht gesehen wurde, entfällt. Der Lizenzinhaber sieht im Kundenportal, welche Benutzer und wie viele Computer angemeldet sind, und kann Benutzer entfernen. Hat Ihre Organisation einen Organisationsschlüssel für das Passwortportal, genehmigt ein Administrator einen neuen Benutzer oder Computer zuerst und erhält dazu eine E-Mail mit der Herkunft.

Anmelden, Prüfen und Freigeben eines Platzes halten wir in einem Protokoll je Lizenz fest: Zeitpunkt, Herkunft, Ergebnis und Grund, und bei einer Ablehnung einen verschlüsselten Hashwert der IP-Adresse. Nie den Lizenzschlüssel. Wir bewahren dieses Protokoll 180 Tage auf. Auf Ihrem Computer führt das Programm dasselbe in licentie.log; diese Datei verlässt Ihren Computer nur, wenn Sie uns selbst eine Supportdatei senden.

Beantragen Sie eine Lizenz beim Administrator Ihrer Organisation, leiten wir die von Ihnen eingegebene E-Mail-Adresse, Ihren Benutzernamen, die Herkunft und das Computerkennzeichen an diesen Administrator weiter. Ein Antrag verfällt nach 14 Tagen; 30 Tage später ist auch seine Aufzeichnung gelöscht.

Endet Ihre Lizenz innerhalb von 45 Tagen, meldet das Programm das Enddatum, die Lizenznummer, die Edition, die Sprache und die E-Mail-Adresse der Lizenz, damit wir eine Erinnerung senden können; eine E-Mail je Lizenz, auch bei mehreren Benutzern.

Hatten Sie eine Lizenz der Vorgängerversion, fragt das Programm einmalig, ob es prüfen darf, ob ein neuer Schlüssel für Sie bereitliegt. Nach Ihrer Zustimmung sendet es die Nummer dieser alten Lizenz, eine Prüfsumme des Lizenzcodes und die in dieser Lizenz enthaltene E-Mail-Adresse.

Rechtsgrundlage: Vertragserfüllung. Aufbewahrung: solange die Lizenz läuft; 24 Monate nach Ende der Lizenz anonymisieren wir die Daten. Rechnungen bewahren wir sieben Jahre auf, wie gesetzlich vorgeschrieben.

4. Testphase

Die 14-tägige Testphase funktioniert mit einem Testcode auf Ihrem PC, ohne Konto. Ist der PC online, prüft das Programm, ob dieser Testcode widerrufen wurde; dafür werden der Testcode und das Computerkennzeichen gesendet.

Starten Sie einen Test eines Bestandteils, der auf unserem Server läuft, etwa des Passwortportals, fragt das Programm in diesem Moment nach Ihrer E-Mail-Adresse und sagt Ihnen, warum. Wir verwenden sie, um den Test an eine Person zu binden, sieben Tage vor dem Ende eine Erinnerung zu senden und Ihre Testdaten zu behalten, wenn Sie danach eine Lizenz kaufen. Kaufen Sie nicht, löschen wir alles, was Sie während des Tests erfasst haben, 14 Tage nach dessen Ende.

5. Nutzungszahlen

Einmal täglich meldet das Programm:

• wie oft jeder Bestandteil gestartet wurde, wie viele PDFs und Seiten erstellt wurden und auf welchem Weg (Menüband, Symbolleiste, Drag & Drop, Drucker);
• wie oft die Verarbeitung fehlschlug, mit einem festen Fehlercode (zum Beispiel „kein Briefbogen gefunden“);
• wie viele Zustimmungsanfragen versandt wurden, als Zahl;
• das Datum der ersten PDF;
• die Edition, die Programmversion, die Art der Lizenz, die Lizenznummer, die Sprache, die Windows-Version und die zufällige Installationsnummer.

Kein Name, keine E-Mail-Adresse, keine Dateinamen, kein Inhalt. Sie können dies in Setup auf der Registerkarte Lizenz ausschalten („Anonyme Nutzungszahlen mit Fabreasy teilen“).

Wir bewahren die Zahlen je Tag 90 Tage auf; danach fassen wir sie je Monat zusammen. Nach 24 Monaten entfernen wir die Installationsnummer, sodass nur Summen bleiben. Meldet eine Installation zwölf Monate nichts, wird auch ihr letzter Stand entfernt.

Rechtsgrundlage: berechtigtes Interesse (das Produkt verbessern und sehen, wo Benutzer nicht weiterkommen).

6. Angebote und „Erste Schritte“

Einmal täglich fragt das Dashboard, ob es ein Angebot für diese Installation gibt, zum Beispiel am Ende einer Testphase. Es sendet: die Installationsnummer, die Edition, die Programmversion, die Sprache, die Art der Lizenz, ob ein Test läuft und wie viele Tage er noch hat, und ob die Lizenz abgelaufen oder verlängert ist. Wird ein Angebot angezeigt, gewählt oder weggeklickt, wird das mit der Installationsnummer festgehalten, damit Sie nicht zu oft Angebote erhalten und ein Angebotspreis nur für den gilt, der ihn erhalten hat.

Teilen Sie Nutzungszahlen (Abschnitt 5), enthält die Anfrage außerdem: die Windows-Region, seit wie vielen Tagen das Programm verwendet wird, wie viele PDFs erstellt wurden, ob der Briefbogen eingeschaltet ist und wie viele Labels verwendet wurden; und die Schritte, die Sie in „Erste Schritte“ abschließen, werden gezählt. Haben Sie es ausgeschaltet, bewahren wir von dieser Anfrage nichts auf.

Kein Name und keine E-Mail-Adresse. Wir bewahren diese Daten bis 24 Monate nach der letzten Meldung der Installation auf.

Beantragen Sie eine Verlängerung der Testphase, verwenden wir Ihre E-Mail-Adresse, um den Schlüssel zu senden und zu sehen, dass Sie bereits einen erhalten haben. Setzen Sie das Häkchen für die Einwilligung, dürfen wir Ihnen auch darüber schreiben; Sie können sich jederzeit abmelden. Wir bewahren den Antrag 24 Monate auf.

Rechtsgrundlage: berechtigtes Interesse; für E-Mails zur Verlängerung Ihre Einwilligung.

7. Fehlermeldungen

Fehlt eine Programmdatei, sendet das Programm eine kurze Meldung mit dem Namen dieser Datei, der Programmversion und der Installationsnummer, ohne Name, E-Mail-Adresse oder Lizenznummer.

Stößt das Programm auf einen Fehler, können Sie im Fehlerfenster selbst „An Fabreasy senden“ wählen. Nur dann, und nur diese eine Meldung, wird an uns gesendet: die technische Fehlermeldung, die Programmversion und die Installationsnummer. Pfade, Dokumentnamen und E-Mail-Adressen werden vorher entfernt; kein Lizenzschlüssel, kein Benutzername.

Wir bewahren eine Fehlermeldung 90 Tage auf. Rechtsgrundlage: berechtigtes Interesse (Fehler finden); für das Fehlerfenster Ihre Einwilligung, je Meldung.

8. SendReady: Passwortportal

Mit dem Passwortportal wählt Ihr Empfänger das Passwort für die Dokumente, die Sie ihm senden. Dafür speichern wir als Auftragsverarbeiter Ihrer Organisation: die E-Mail-Adresse des Empfängers (verschlüsselt, mit einem Hashwert zum Wiederfinden), das gewählte Passwort (im Browser des Empfängers mit Ihrem Organisationsschlüssel verschlüsselt, den wir nicht öffnen können), eine Gedächtnisstütze, falls der Empfänger eine angibt, die Zeitpunkte der Anmeldung und des Festlegens des Passworts sowie die einmaligen Links für Einladung und Wiederherstellung.

Bis November 2026 konnte ein Empfänger auch über eine Seite von Fabreasy auf ein Dokument antworten (SendReady Confirm). Dieser Weg ist eingestellt; was davon bei uns noch vorhanden ist, wird nach den Fristen des Auftragsverarbeitungsvertrags gelöscht, und es kommt nichts Neues hinzu.

Die Bedingungen stehen im Auftragsverarbeitungsvertrag, den Sie in SendReady annehmen. Sie bleiben für diese Daten verantwortlich. Nach Ende Ihrer Lizenz bewahren wir sie noch 90 Tage auf und löschen sie dann.

9. SendReady: Zustimmung per E-Mail

Bei der Zustimmung per E-Mail geht das Dokument über Ihr eigenes E-Mail-Programm an Ihren Kunden, und die Antwort geht vom Postfach Ihres Kunden an Ihres. Fabreasy erhält kein Dokument, kein Kennzeichen, keinen Code, keine Antwort und keine Anmerkung.

Möchte Ihr Kunde eine vertrauliche Anmerkung geben, kann er die Zustimmungsseite verwenden. Diese Seite liegt auf unserem Server, funktioniert aber nur im Browser Ihres Kunden und darf nichts senden. Unser Webserver sieht nur, dass die Seite besucht wurde: die IP-Adresse und den Zeitpunkt, wie bei jeder Webseite. Möchten Sie auch das nicht, können Sie die Seite auf Ihre eigene Website stellen.

10. Updates und Versionsprüfung

Das Programm fragt unseren Server täglich, welches die neueste Version ist und ob der Server erreichbar ist. Dabei werden keine Angaben über Sie gesendet; der Server sieht Ihre IP-Adresse, wie bei jedem Website-Besuch.

11. Supportdatei

Erstellen Sie in Setup eine Supportdatei, wird in Ihren Ordner Dokumente eine ZIP-Datei geschrieben mit Ihren Einstellungen (ohne Passwörter und ohne Lizenzschlüssel), Protokolldateien, Ihren Briefbogen-Dateien und, wenn Sie es in Setup eingeschaltet haben, den PostScript-Dateien der letzten sieben Tage. Diese Datei verlässt Ihren Computer nur, wenn Sie sie selbst per E-Mail senden.

12. Die Websites

Auf pdfcreator.fabreasy.com und sendready.fabreasy.com zählen wir Besuche mit Independent Analytics. Es läuft auf unserem eigenen Server, setzt keine Cookies und speichert Ihre IP-Adresse nicht: Es macht aus Ihrer IP-Adresse und Angaben Ihres Browsers einen Hashwert, der sich jeden Tag ändert, sodass Besuche am selben Tag als ein Besucher zählen. Außerdem speichert es, welche Seiten angesehen wurden, woher der Besuch kam, das Land und die Art des Geräts. Wir bewahren diese Zahlen 24 Monate auf.

Die Websites setzen ein funktionales Cookie, pll_language, das Ihre Sprache speichert. Melden Sie sich im Kundenportal an, merkt sich ein Cookie, dass Sie angemeldet sind. Kommen Sie über den Link eines unserer Händler, speichert das Cookie fcl_aff diesen Händler 30 Tage lang, damit ihm ein Kauf zugerechnet wird.

Außerdem laden die Websites Google Analytics (Google), um zu sehen, wie die Websites genutzt werden, und das Meta-Pixel (Meta, das Unternehmen hinter Facebook), um die Wirkung unserer Werbung zu messen. Diese setzen Cookies und senden Ihre IP-Adresse, die angesehene Seite und Angaben zu Ihrem Browser an Google und Meta, die sie auch außerhalb der Europäischen Union verarbeiten können. Sie können diese Cookies in Ihrem Browser blockieren oder löschen; die Websites und die Bestellung funktionieren ohne sie. Die Schriftarten der Websites kommen von Google Fonts, wobei Google Ihre IP-Adresse sieht. Ein Video startet erst, wenn Sie darauf klicken, über youtube-nocookie.com von Google.

Unser Server sieht bei jedem Besuch Ihre IP-Adresse; technische Protokolle des Web- und Mailservers werden höchstens fünf Wochen aufbewahrt.

13. Wo die Daten liegen und wer darauf zugreifen kann

Der Lizenzserver, das Passwortportal und die Websites laufen auf einem Server der Hetzner Online GmbH in Deutschland. Sicherungen werden nach sieben Tagen überschrieben. E-Mails des Servers werden über unseren eigenen Mailserver auf demselben Server versandt.

Zahlungen werden von Mollie (Niederlande) oder Dodo Payments abgewickelt. Bei Mollie sind wir der Verkäufer und Mollie wickelt die Zahlung für uns ab. Bei Dodo Payments ist Dodo der Verkäufer (Merchant of Record): Dodo verarbeitet dann Ihre Zahlungs- und Rechnungsdaten als eigener Verantwortlicher, nach der Datenschutzerklärung von Dodo. In keinem Fall erhalten wir Karten- oder Kontodaten. Wir verkaufen keine Daten und verwenden nicht für Werbung, was das Programm sendet.

14. Ihre Rechte

Sie können uns fragen, welche Daten wir über Sie haben, sie berichtigen oder löschen lassen und der Verwendung für Nutzungszahlen widersprechen. Lizenzinhaber können Benutzer im Kundenportal selbst entfernen. Sind Sie Empfänger einer Organisation, die das Passwortportal nutzt, wenden Sie sich bitte an diese Organisation; wir helfen ihr bei Ihrer Anfrage. Sie können sich bei Ihrer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren; in den Niederlanden ist das die Autoriteit Persoonsgegevens.

15. Änderungen

Ändert sich etwas an dem, was das Programm sendet, passen wir diese Erklärung in derselben Version an. Das Datum oben zeigt, wann das zuletzt geschah. Bei Abweichungen zwischen den Sprachfassungen gilt der niederländische Text.