Privacyverklaring - Fabreasy PDF Creator

English | Nederlands | Deutsch | Français

Bijgewerkt: 13 november 2026

1. Wie wij zijn

Fabreasy PDF Creator, Fabreasy SendReady en de websites pdfcreator.fabreasy.com en sendready.fabreasy.com zijn van Fabreasy, een handelsnaam van Yellow Smile ICT Services, Henry Dunantlaan 16, 2614 GH Delft, Nederland, KvK 24292836. Voor de gegevens in deze verklaring zijn wij verwerkingsverantwoordelijke. Vragen over privacy: support@fabreasy.com.

Gebruikt uw organisatie het wachtwoordportaal van SendReady, dan verwerken wij de gegevens van uw ontvangers als verwerker, in uw opdracht. Daarvoor geldt de verwerkersovereenkomst die u in SendReady accepteert (zie paragraaf 8).

2. Wat op uw computer blijft

Uw documenten blijven op uw computer. Een PDF maken, briefpapier en handtekeningen plaatsen, digitaal ondertekenen met uw eigen certificaat, versleutelen met een wachtwoord en versturen via uw eigen e-mailprogramma gebeuren op uw pc. Fabreasy ontvangt de inhoud van uw documenten niet, ook de namen van uw bestanden niet.

Instellingen, briefpapiersets, handtekeningen en adressen staan in het Windows-register en in uw gebruikersmap. Wachtwoorden die SendReady per adres bewaart, staan versleuteld met Windows (DPAPI) op uw pc.

Vraagt u met SendReady om akkoord per mail, dan staat het hele dossier in een map van uw kantoor: het verzonden document, de bestandssleutel, de codes en elke reactiemail. Geeft u daar toestemming voor, dan leest SendReady de reacties uit uw postvak in Outlook, op uw pc. Die toestemming geldt per Windows-gebruiker en kunt u intrekken in de instellingen van Bevestigingen. Niets daarvan gaat naar Fabreasy.

3. Licentie

Om te controleren dat een licentie geldig is en door het afgesproken aantal gebruikers wordt gebruikt, stuurt het programma naar onze licentieserver:

de licentiesleutel;
uw Windows-gebruikersnaam en weergavenaam;
de herkomst: de naam van de computer of het domein met de gebruikersnaam (bijvoorbeeld PC-07\jvdberg);
een kenmerk van de computer: een hashwaarde, afgeleid van de Windows-installatie, waaruit de computer zelf niet af te leiden is (niet op een terminalserver);
het versienummer van het programma, de taal van het scherm en een willekeurig installatienummer;
per aanroep een willekeurig volgnummer, zodat wij bij een storing uw melding en ons logboek naast elkaar kunnen leggen.

De server ziet daarbij uw IP-adres, zoals bij elke verbinding.

Wij gebruiken dit alleen voor de licentie. Een licentie telt per gebruiker, met twee computers per gebruiker inbegrepen; een computer die 30 dagen niet gezien is, valt af. De licentiehouder ziet in het klantportaal welke gebruikers en hoeveel computers er zijn aangemeld, en kan gebruikers weghalen. Heeft uw organisatie een organisatiesleutel voor het wachtwoordportaal, dan keurt een beheerder een nieuwe gebruiker of computer eerst goed; hij krijgt daarvoor een mail met de herkomst.

Aanmelden, controleren en vrijgeven van een plek leggen wij vast in een logboek per licentie: het tijdstip, de herkomst, de uitkomst en de reden, en bij een weigering een versleutelde hashwaarde van het IP-adres. Nooit de licentiesleutel. Wij bewaren dit logboek 180 dagen. Op uw computer houdt het programma hetzelfde bij in licentie.log; dat bestand verlaat uw computer alleen als u zelf een supportbestand opstuurt.

Vraagt u een licentie aan bij de beheerder van uw organisatie, dan sturen wij het e-mailadres dat u invult, uw gebruikersnaam, de herkomst en het computerkenmerk door naar die beheerder. Een aanvraag vervalt na 14 dagen; 30 dagen later is ook de registratie ervan weg.

Loopt uw licentie binnen 45 dagen af, dan meldt het programma de einddatum, het licentienummer, de editie, de taal en het e-mailadres van de licentie, zodat wij een herinnering kunnen sturen; één mail per licentie, ook als er meer gebruikers zijn.

Had u een licentie van de vorige versie, dan vraagt het programma eenmalig of het mag kijken of er een nieuwe sleutel voor u klaarstaat. Na uw akkoord stuurt het het nummer van die oude licentie, een controlegetal van de licentiecode en het e-mailadres dat in die licentie staat.

Grondslag: uitvoering van de overeenkomst. Bewaartermijn: zolang de licentie loopt; 24 maanden na het einde van de licentie maken wij de gegevens anoniem. Facturen bewaren wij zeven jaar, zoals de wet voorschrijft.

4. Proefperiode

De proefperiode van 14 dagen werkt met een proefcode op uw pc, zonder account. Heeft de pc verbinding, dan vraagt het programma of die proefcode niet is ingetrokken; daarbij gaan de proefcode en het computerkenmerk mee.

Start u een proef van een onderdeel dat op onze server werkt, zoals het wachtwoordportaal, dan vraagt het programma op dat moment uw e-mailadres, met de reden erbij. Dat adres gebruiken wij om de proef aan één persoon te koppelen, om één herinnering te sturen zeven dagen voor het einde, en om uw proefgegevens te behouden als u daarna een licentie koopt. Koopt u niet, dan wissen wij alles wat u in de proef heeft vastgelegd 14 dagen na afloop.

5. Gebruikscijfers

Het programma meldt één keer per dag:

hoe vaak elk onderdeel is gestart, hoeveel PDF’s en pagina’s er zijn gemaakt, en langs welke weg (lint, werkbalk, slepen, printer);
hoe vaak een verwerking mislukte, met een vaste foutcode (bijvoorbeeld “geen briefpapier gevonden”);
hoeveel akkoordverzoeken er zijn verstuurd, als getal;
de datum van de eerste PDF;
de editie, het versienummer, de soort licentie, het licentienummer, de taal, de Windows-versie en het willekeurige installatienummer.

Geen naam, geen e-mailadres, geen bestandsnamen, geen inhoud. Dit kunt u uitzetten in Setup, op het tabblad Licentie (“Anonieme gebruikscijfers delen”).

Wij bewaren de cijfers per dag 90 dagen; daarna tellen wij ze op per maand. Na 24 maanden halen wij het installatienummer eraf: dan blijven alleen totalen over. Meldt een installatie twaalf maanden niets, dan verdwijnt ook de laatste stand.

Grondslag: gerechtvaardigd belang (het product verbeteren en zien waar mensen vastlopen).

6. Aanbiedingen en “Aan de slag”

Het Dashboard vraagt één keer per dag of er voor deze installatie een aanbod is, bijvoorbeeld aan het einde van een proefperiode. Daarbij gaan mee: het installatienummer, de editie, het versienummer, de taal, de soort licentie, of er een proef loopt en hoeveel dagen die nog heeft, en of de licentie verlopen of verlengd is. Wordt een aanbod getoond, gekozen of weggeklikt, dan wordt dat met het installatienummer vastgelegd, zodat u niet te vaak een aanbod krijgt en een actieprijs alleen geldt voor wie hem kreeg.

Deelt u gebruikscijfers (paragraaf 5), dan gaan bij die vraag ook mee: de landinstelling van Windows, hoeveel dagen het programma in gebruik is, hoeveel PDF’s er zijn gemaakt, of briefpapier aan staat en hoeveel labels er zijn gebruikt; en wordt geteld welke stappen u zet in “Aan de slag”. Heeft u het uitgezet, dan bewaren wij van deze vraag niets.

Geen naam en geen e-mailadres. Deze gegevens bewaren wij tot 24 maanden nadat de installatie zich voor het laatst meldde.

Vraagt u een verlenging van de proef aan, dan gebruiken wij uw e-mailadres om de sleutel te sturen en om te zien dat u er al een kreeg. Zet u het vinkje voor toestemming, dan mogen wij u daarover ook mailen; uitschrijven kan altijd. Wij bewaren de aanvraag 24 maanden.

Grondslag: gerechtvaardigd belang; voor mail over de verlenging uw toestemming.

7. Foutmeldingen

Ontbreekt er een programmabestand, dan stuurt het programma een korte melding met de naam van dat bestand, de programmaversie en het installatienummer, zonder naam, e-mailadres of licentienummer.

Loopt het programma vast, dan kunt u in het foutvenster zelf kiezen voor “Naar Fabreasy sturen”. Alleen dan, en alleen die ene melding, gaat naar ons: de technische foutmelding, de programmaversie en het installatienummer. Paden, documentnamen en e-mailadressen worden er vooraf uitgehaald; geen licentiesleutel, geen gebruikersnaam.

Wij bewaren een foutmelding 90 dagen. Grondslag: gerechtvaardigd belang (storingen vinden); bij het foutvenster uw toestemming, per melding.

8. SendReady: wachtwoordportaal

Met het wachtwoordportaal kiest uw ontvanger zelf het wachtwoord voor de documenten die u hem stuurt. Daarvoor bewaren wij, als verwerker voor uw organisatie: het e-mailadres van de ontvanger (versleuteld, met een hashwaarde om het terug te vinden), het gekozen wachtwoord (in de browser van de ontvanger versleuteld met de organisatiesleutel van uw organisatie, die wij niet kunnen openen), een geheugensteuntje als de ontvanger dat opgeeft, de tijdstippen van aanmelden en instellen, en de eenmalige links voor uitnodigen en herstellen.

Tot november 2026 kon een ontvanger ook via een pagina van Fabreasy op een document reageren (SendReady Confirm). Die route is gestopt; wat daarvan nog bij ons staat, wissen wij volgens de termijnen van de verwerkersovereenkomst en er komt niets meer bij.

De afspraken staan in de verwerkersovereenkomst die u in SendReady accepteert. U blijft verantwoordelijk voor die gegevens. Na het einde van uw licentie bewaren wij ze nog 90 dagen en wissen wij ze daarna.

9. SendReady: akkoord per mail

Bij akkoord per mail gaat het document via uw eigen e-mailprogramma naar uw klant, en de reactie van de mailbox van uw klant naar die van u. Fabreasy ontvangt geen document, kenmerk, code, reactie of opmerking.

Wil uw klant een vertrouwelijke opmerking geven, dan kan hij de akkoordpagina gebruiken. Die pagina staat op onze server, maar werkt alleen in de browser van uw klant en mag niets versturen. Onze webserver ziet alleen dat de pagina is bezocht: het IP-adres en het tijdstip, zoals bij elke webpagina. Wilt u ook dat niet, dan kunt u de pagina op uw eigen website zetten.

10. Updates en versiecontrole

Het programma vraagt dagelijks aan onze server wat de nieuwste versie is, en of de server bereikbaar is. Daarbij gaat geen informatie over u mee; de server ziet uw IP-adres, zoals bij elk websitebezoek.

11. Supportbestand

Maakt u in Setup een supportbestand, dan ontstaat er een zip in uw map Documenten met uw instellingen (zonder wachtwoorden en zonder licentiesleutel), logboeken, uw briefpapierbestanden en, als u dat in Setup heeft aangezet, de PostScript-bestanden van de laatste zeven dagen. Dat bestand verlaat uw computer alleen als u het zelf mailt.

12. De websites

Op pdfcreator.fabreasy.com en sendready.fabreasy.com tellen wij bezoeken met Independent Analytics. Dat draait op onze eigen server, zet geen cookies en bewaart uw IP-adres niet: het maakt van uw IP-adres en browsergegevens een hashwaarde die elke dag verandert, zodat een bezoek op dezelfde dag als één bezoeker telt. Daarnaast bewaart het welke pagina’s werden bekeken, waar het bezoek vandaan kwam, het land en het soort apparaat. Wij bewaren deze cijfers 24 maanden.

De sites zetten een functionele cookie, pll_language, die uw taalkeuze onthoudt. Logt u in op het klantportaal, dan onthoudt een cookie dat u bent ingelogd. Komt u via de link van een van onze dealers, dan onthoudt de cookie fcl_aff die dealer 30 dagen, zodat een aankoop aan hem wordt toegerekend.

Daarnaast laden de sites Google Analytics (Google), om te zien hoe de sites worden gebruikt, en de Meta-pixel (Meta, het bedrijf achter Facebook), om het effect van onze advertenties te meten. Die zetten cookies en sturen uw IP-adres, de bekeken pagina en gegevens over uw browser naar Google en Meta, die ze ook buiten de Europese Unie kunnen verwerken. U kunt die cookies in uw browser blokkeren of verwijderen; de sites en het bestellen werken zonder. De lettertypen van de sites komen van Google Fonts, waarbij Google uw IP-adres ziet. Een video start pas als u erop klikt, via youtube-nocookie.com van Google.

Onze server ziet bij elk bezoek uw IP-adres; technische logboeken van de web- en mailserver bewaren wij ten hoogste vijf weken.

13. Waar de gegevens staan en wie erbij kan

De licentieserver, het wachtwoordportaal en de websites draaien op een server van Hetzner Online GmbH in Duitsland. Reservekopieën worden na zeven dagen overschreven. Mails van de server gaan via onze eigen mailserver op diezelfde server.

Betalingen lopen via Mollie (Nederland) of Dodo Payments. Bij Mollie zijn wij de verkoper en verwerkt Mollie de betaling voor ons. Bij Dodo Payments is Dodo de verkoper (merchant of record): Dodo verwerkt uw betaal- en factuurgegevens dan als eigen verantwoordelijke, volgens de privacyverklaring van Dodo. Wij ontvangen in beide gevallen geen kaart- of rekeninggegevens. Wij verkopen geen gegevens en gebruiken wat het programma stuurt niet voor advertenties.

14. Uw rechten

U kunt ons vragen welke gegevens wij van u hebben, ze laten verbeteren of wissen, en bezwaar maken tegen het gebruik voor gebruikscijfers. Licentiehouders kunnen gebruikers zelf weghalen in het klantportaal. Bent u ontvanger van een organisatie die het wachtwoordportaal gebruikt, wend u dan tot die organisatie; wij helpen haar daarbij. U kunt een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

15. Wijzigingen

Verandert er iets aan wat het programma verstuurt, dan passen wij deze verklaring aan in dezelfde versie. De datum bovenaan zegt wanneer dat het laatst gebeurde.