Добавить фирменный бланк в PDF чаще всего нужно тогда, когда документ уже готов: счёт в Excel, договор в Word, отчёт из 1С или другой системы. На практике сотрудники сохраняют файл в PDF, а потом вручную вставляют логотип, реквизиты или штамп в редакторе PDF или вообще печатают на бумажном бланке и сканируют обратно. При большом потоке документов появляются разные версии шапок, старые адреса и неточные реквизиты, а проверка перед отправкой занимает всё больше времени.

Fabreasy PDF Creator предлагает другой подход. Вы один раз настраиваете цифровой фирменный бланк и листы продолжения, а дальше просто печатаете в PDF из любой Windows-программы. Приложение само подставляет нужную шапку и оформление на каждой странице. Попробуйте отправить несколько ваших типичных документов через Fabreasy в пробный период и посмотрите, как будет выглядеть ваш привычный поток PDF-файлов.

Добавляйте фирменный бланк и подпись в PDF автоматически

Создавайте PDF с фирменным бланком быстро и без лишних действий

Генерируйте PDF напрямую из Word и Excel или через принтер Fabreasy.

Уже есть PDF? Просто перетащите его в Fabreasy.

Хотите сразу отправить письмо с нужным оформлением? Нажмите на скрепку.

Добавляйте фирменный бланк в PDF-отчёты

Перетащите PDF или целые папки в Fabreasy и примените нужное оформление к выбранным страницам.

Защитите свои PDF-документы перед отправкой

Надёжно защищайте ваши PDF без лишних усилий

Насколько безопасно вы отправляете PDF?
Включено ли шифрование?
Запрещено ли редактирование документа?
Может ли любой открыть ваш PDF?

Редактируйте и улучшайте любой PDF

Полное решение для работы с PDF в одном пакете

Нам доверяют более 1 000 специалистов

1. Документы и цифровизация в России

В российских компаниях сосуществуют сразу несколько подходов к документам. С одной стороны, активно развиваются системы электронного документооборота и государственные сервисы: рынок ЭДО за последние годы заметно вырос, а крупные организации переходят на российские платформы для хранения и согласования файлов. Одновременно с этим в офисах по-прежнему живут привычные инструменты — Word, Excel, почта и локальные программы учёта.

Это видно и по практике: сотрудники ведут таблицы в Excel даже там, где внедрена СЭД, а обмен документами до сих пор часто идёт через вложения по электронной почте. Формальные системы нужны для контроля и архива, но конечный вариант документа для клиента, банка или госоргана чаще всего получается в формате PDF.

При этом рынок печати и полиграфии в России продолжает расти. Многие компании печатают документы на бумажных фирменных бланках, подписывают и ставят печати, а затем сканируют в PDF, чтобы отправить по e-mail или загрузить в систему. В результате цифровой поток документов оказывается тесно связан с бумажным.

2. Почему Word, Excel и ERP дают разный вид PDF-файлов

Когда организация использует несколько систем одновременно, неизбежно возникают расхождения в оформлении. Шаблоны Word и Excel лежат в разных папках, обновляются по-разному, а иногда сотрудники просто открывают старый файл, правят текст и отправляют его как новый договор или счёт.

В одной и той же компании можно встретить:

• разные логотипы и оттенки фирменного цвета в исходных документах;

• старые адреса или банковские реквизиты в отдельных шаблонах;

• различия в полях, межстрочном интервале и расположении контактных данных.

После выгрузки или печати в PDF эти отличия уже сложно исправить. Кто-то добавляет логотип прямо в PDF-редакторе, кто-то накладывает водяной знак, кто-то печатает на бумаге с готовым бланком и затем сканирует. Каждый отдельный шаг сам по себе понятен, но в сумме они создают хаос в визуальном облике документов.

Для бухгалтерии и отчётных файлов это особенно чувствительно. Счета, акты и отчёты уходят разным получателям, и каждый раз хочется быть уверенным, что документ выглядит аккуратно и узнаваемо, а не “как получится”.

3. Зачем нужен цифровой фирменный бланк для PDF

Цифровой фирменный бланк — это по сути тот же бланк, который раньше печатался у типографии, только в виде PDF-файла с логотипом, шапкой и реквизитами. Если такой бланк используется как слой поверх любого документа, то:

• все исходящие PDF-файлы получают одинаковую шапку и контактные данные;

• первая страница и листы продолжения оформлены в одном стиле;

• изменения в реквизитах вносятся один раз в бланк, а не в десятки шаблонов.

Важно, что цифровой бланк не меняет содержимое документа. Он просто накладывается поверх или под текст и таблицы, как если бы вы печатали на фирменной бумаге в принтере. Это снимает часть нагрузки с отделов, которые отвечают за бренд, и избавляет от ручных правок в каждом отдельном файле.

4. Как работает Fabreasy PDF Creator (без продажной риторики)

Fabreasy PDF Creator построен вокруг идеи “печать как обычно, а оформление — автоматически”. После установки в системе появляется специальный принтер и панель настроек.

Общий принцип работы выглядит так:

1. Вы создаёте или получаете PDF-файл с фирменным бланком и, при необходимости, отдельным листом продолжения. Это может быть макет от дизайнера или уже используемое сейчас печатное бланк-PDF.
2. В настройках Fabreasy один раз указывается, какой PDF используется в качестве первой страницы, а какой — для последующих.
3. При печати из Word, Excel, 1С или любого другого Windows-приложения вы выбираете принтер Fabreasy PDF Creator.
4. Программа принимает исходный документ, преобразует его в PDF и накладывает поверх него выбранный фирменный бланк и листы продолжения.
5. На выходе получается готовый PDF-файл, который можно сразу отправлять клиенту, загружать в ЭДО или хранить в архиве.

При этом не нужно переделывать имеющиеся шаблоны Word и Excel: текст и таблицы остаются там, где вы к ним привыкли. Fabreasy отвечает только за то, чтобы итоговый PDF выглядел каждый раз одинаково.

5. Примеры применения по секторам

Малый и средний бизнес.
Небольшие компании часто формируют счета и коммерческие предложения в Excel, а договоры — в Word. Сегодня один менеджер может использовать свежий логотип, другой — старую версию. С Fabreasy оба просто печатают в один и тот же принтер, а фирменный бланк с актуальными реквизитами подставляется автоматически.

Бухгалтерия и аутсорсинговые фирмы.
Бухгалтерские компании обрабатывают документы десятков клиентов. Для каждого юридического лица нужен свой бланк. В Fabreasy можно хранить несколько наборов бланков и выбирать нужный перед печатью, чтобы PDF-отчёты и акты для разных клиентов всегда выглядели как документы этих клиентов, а не как файлы стороннего исполнителя.

Государственные учреждения и образование.
Органы власти и учебные заведения работают с большим количеством официальных писем, справок и отчётов. Когда часть подразделений уже перешла на ЭДО, а часть ещё использует Word и бумагу, цифровой фирменный бланк помогает выровнять внешний вид всех PDF-документов, которые отправляются вовне.

Здравоохранение.
В медицинских учреждениях много отчётов и заключений в PDF. Если результат исследований или выписки печатаются из разных систем, цифровой бланк помогает сохранить узнаваемую шапку и контактные данные клиники на каждом документе, независимо от исходного формата.

6. Как overlay помогает сократить ошибки и ручные действия

Overlay-подход означает, что оформление применяется после того, как документ сформирован. Это отличается от классических шаблонов:

• при шаблонах нужно следить за версиями для каждого приложения и отдела;

• при overlay достаточно один раз обновить бланк в Fabreasy, и все новые PDF-файлы автоматически получают новое оформление;

• риск человеческого фактора снижается, потому что сотрудники не трогают шапку и реквизиты вручную.

Благодаря этому меньше ситуаций, когда клиент получает счёт со старым адресом или старым логотипом. В условиях, когда документы активно ходят между компаниями, банками и государственными структурами, это помогает избежать лишних уточнений и пересылок.

7. Спокойный шаг к тестированию на своих документах

Понимая, как много в России уже сделано для перехода на электронные документы, логично искать решения, которые вписываются в существующие процессы, а не ломают их. Fabreasy не заменяет Word, Excel, 1С или ЭДО-систему. Он добавляет к ним ещё один слой — цифровой фирменный бланк, который срабатывает в момент печати в PDF.

Самый простой способ оценить, подходит ли такой подход вашей организации, — взять несколько типичных документов: счёт, акт, отчёт, письмо. Настроить в Fabreasy один набор бланков и распечатать эти файлы через пробную версию. Уже по первым получившимся PDF-файлам станет понятно, насколько аккуратно и единообразно будет выглядеть дальнейший поток документов.

FAQ — Частые вопросы

Что такое цифровой фирменный бланк?

Цифровой фирменный бланк — это PDF-файл с вашей шапкой и реквизитами, который накладывается на документ при печати в PDF, как если бы вы использовали бумажный бланк.

Как добавить фирменный бланк в PDF через Fabreasy?

Вы один раз выбираете нужные PDF-бланки в настройках, а дальше просто печатаете документ через принтер Fabreasy PDF Creator. Бланк добавится автоматически.

Работает ли Fabreasy с Word, Excel и 1С?

Да, Fabreasy устанавливается как обычный принтер Windows, поэтому им можно пользоваться из Word, Excel, 1С и почти любых программ, которые могут печатать.

Можно ли использовать разные бланки для разных компаний или брендов?

Да, можно хранить несколько наборов бланков и переключаться между ними перед печатью.

Что происходит с листами продолжения?

Для первой страницы и остальных листов можно указать разные PDF-файлы. Fabreasy сам подставит нужный вариант на каждую страницу.

Что если у меня уже есть готовый PDF без бланка?

Можно просто открыть его в любой программе и отправить на принтер Fabreasy. На выходе будет новый PDF уже с фирменным бланком.

Поможет ли Fabreasy, если документы сейчас печатаются на бумажном бланке и сканируются?

Да, можно заменить этот цикл: документ сразу печатается в PDF с вашим бланком. Удобно попробовать это в пробный период на нескольких примерах.

Безопасно ли обрабатывать документы через Fabreasy?

Fabreasy работает локально на вашем компьютере. В интернет уходит только проверка лицензии — сами PDF-файлы никогда никуда не загружаются.

Поддерживает ли Fabreasy русский язык?

Да, интерфейс программы доступен на русском языке, поэтому работать с настройками и меню удобно и привычно.

Подходит ли Fabreasy для электронного документооборота и ЭДО?

Да, Fabreasy создаёт готовые PDF-файлы с бланком, которые можно загружать в системы ЭДО как обычные документы.

Как попробовать Fabreasy на своих документах?

Достаточно скачать программу и распечатать через неё пару ваших файлов. Всё работает локально, поэтому можно спокойно протестировать в пробный период.