Manual de Fabreasy PDF Creator y SendReady

Primeros pasos

Primeros pasos

Fabreasy PDF Creator convierte cualquier documento en un PDF con su membrete. Lo hace durante la creación y de forma automática. Membrete y papel de continuación, portadas y condiciones, su firma o su rúbrica, una contraseña y una firma digital: lo configura una sola vez, en un conjunto. Después, al crear un PDF, solo elige el conjunto.

¿Quiere modificar un PDF después, por ejemplo ordenar páginas, cambiar texto o colocar una firma? Eso lo hace en PDFixer, que está incluido en Fabreasy. También el PDF/A se crea en PDFixer.

Tres versiones

Fabreasy existe en tres versiones. Cada versión amplía la anterior: conserva todo lo que tenía y obtiene algo más. No instala nada adicional para ello; su licencia determina lo que funciona.

Fabreasy SendReady & Confirm funciona ahora como piloto cerrado. ¿Quiere participar? Escriba a pilot@fabreasy.com.

El administrador de su licencia ve qué versión tiene en el Fabreasy Portal, en la pestaña Usuarios. Allí añade una versión superior en Ampliar o renovar. Cómo funcionan SendReady y Confirm se explica en Preparar documentos para SendReady y Conformidad por correo.

Instalar

Hay dos programas de instalación: uno para Fabreasy PDF Creator y otro para Fabreasy SendReady. Ambos instalan los mismos programas en el PC. SendReady también puede probarlo más adelante, desde Primeros pasos en el Dashboard. Qué versión funciona lo decide su licencia, no el programa de instalación; vea Tres versiones.

Las ventanas del programa de instalación están en inglés. Después de la instalación, el PC tiene:

• los programas, con el Fabreasy Dashboard y Fabreasy Drag & drop en el menú Inicio;
• la impresora Fabreasy PDF Creator (Printer), para todas las personas que trabajan en el PC;
• la pestaña Fabreasy PDF Creator en Word y Excel.

Al terminar se abre el Dashboard. No hace falta reiniciar.

El periodo de prueba

Puede usar Fabreasy gratis durante 14 días, contados desde el primer uso. La prueba funciona sin internet y sin limitaciones. Durante la prueba, al crear un PDF aparece como máximo una vez al día la ventana de licencia; haga clic allí en Continuar. Cómo introducir después una licencia se explica en Licencia y puestos de trabajo.

Su primer PDF con membrete

En siete pasos crea un PDF con su propio membrete. Para ello necesita su membrete como PDF de una página; en Word lo crea con Guardar como y el tipo de archivo PDF.

1. Abra Conjuntos de membrete PDF en el Dashboard y haga clic en Estándar en la lista. Es el conjunto que Fabreasy usa si no elige otro. Después de la instalación tiene dos capas con el membrete de ejemplo de Fabreasy: una en Solo la primera página y otra en Página 2 hasta el final.
2. Haga clic en la miniatura de la capa en Solo la primera página. Se abre la Biblioteca de papel con membrete. (Si no hay capas, haga clic en + Añadir capa.)
3. Haga clic en Añadir archivo…, elija su membrete y haga clic en Usar.
4. Si tiene papel de continuación, haga lo mismo con la capa en Página 2 hasta el final. Si no, elimine esa capa con ×.
5. Abra Drag & Drop en el Dashboard. Deje Usar conjunto de membrete en Estándar.
6. Arrastre un documento de Word o un PDF a la casilla Carpeta.
7. El PDF queda junto al original. De un documento de Word se obtiene <nombre>.pdf; de un PDF, <nombre>_Output.pdf. Ábralo: cada página lleva su membrete.

El mismo conjunto lo usa también desde cualquier otro programa, con la impresora Fabreasy PDF Creator (Printer), y en Word y Excel con la pestaña Fabreasy PDF Creator. Consulte Crear PDF. Encontrará más sobre los conjuntos, como portadas y condiciones, en Conjuntos de membrete.

¿Prefiere ver primero cómo funciona? En el Dashboard, en Primeros pasos, elija la ruta Mis PDF con membrete: el recorrido se lo muestra con una carta de ejemplo.

¿El PDF no tiene membrete? Consulte Solución de problemas, en «Primero, compruebe esto».

El Dashboard

El Dashboard es el punto de partida. Desde él abre cada programa con un clic en una tarjeta. Las tarjetas están en cuatro grupos:

Las tarjetas de la impresora y de la cinta son solo una explicación: la impresora se elige en la ventana de impresión de cada programa y la cinta está en el propio Word y Excel. La tarjeta de la cinta solo aparece si Word o Excel están instalados en el PC.

En la parte inferior están Recorrido… (tres pantallas breves sobre arrastrar, el membrete y la firma), Ayuda (abre este manual) y los datos de su licencia. Con la casilla Cerrar cuando la aplicación se inicia, el Dashboard se cierra en cuanto abre un programa.

Primeros pasos: elija lo que quiere conseguir

En la parte superior del Dashboard está la tarjeta Primeros pasos. Elija lo que quiere hacer con Fabreasy; la tarjeta muestra entonces los pasos de esa ruta.

Firma digital y Envío inteligente forman parte de Fabreasy SendReady; Envío confidencial y Enviar con conformidad, de Fabreasy SendReady & Confirm (vea Tres versiones). Si SendReady no está en su licencia, la ruta le ofrece el periodo de prueba de SendReady, un puesto libre de SendReady en su licencia o la solicitud a su administrador. Enviar con conformidad solo aparece si esa función está en su licencia. Cómo usar SendReady se explica en Preparar documentos para SendReady.

Así funciona la tarjeta:

• El primer paso, Fabreasy está instalado, ya está marcado.
• Un clic en un paso despliega la explicación. Solo el botón de esa explicación, como Iniciar la visita o Abrir Conjuntos de membrete, abre el programa. Allí, una ventana de ayuda señala el campo correcto.
• La marca junto a un paso solo aparece cuando lo ha conseguido, por ejemplo cuando su primer PDF con firma está listo. Una ruta terminada por completo lleva un ✓ delante del nombre.
• Con ‹ otro objetivo vuelve a la elección. Si elige otra ruta, esta empieza en el primer paso que aún está abierto.
• Si todavía no tiene certificado, ¿Aún no tiene certificado? Continuar por ahora deja ese paso a un lado y sigue con el siguiente.

En los recorridos trabaja con una carta de ejemplo de tres páginas. Fabreasy pregunta primero si puede ponerla en su escritorio; si elige No, va a la carpeta Documentos. Al final ve la carta antes y después, una al lado de la otra.

Con la cruz cierra la tarjeta. Con Primeros pasos…, en la parte inferior del Dashboard, la recupera.

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Fabreasy PDF Creator

Conjuntos de membrete

Un conjunto de membrete describe cómo se coloca su membrete bajo un documento: qué hoja en qué página, qué páginas van delante y detrás, y qué más ocurre con el documento. Un conjunto se crea una sola vez. Después, al crear un PDF, solo elige el conjunto: en Drag & Drop, en la barra de la impresora o en la cinta de Word y Excel.

Puede crear tantos conjuntos como quiera, por ejemplo uno para facturas, otro para presupuestos y otro para informes.

La pantalla Conjuntos de membrete

Abra Conjuntos de membrete PDF en el Dashboard. A la izquierda está la lista Sus conjuntos, a la derecha la composición del conjunto elegido. Cada cambio se guarda al momento; arriba aparece brevemente Guardado. No hay botón Guardar.

Si todavía no tiene ningún conjunto, primero ve una explicación con dos botones:

• Crear el conjunto de demostración prepara un ejemplo completo: membrete, papel de continuación y una capa adicional, con una portada y unas condiciones generales. Abra el conjunto de demostración para ver cómo está construido.
• Crear un conjunto yo mismo empieza con un conjunto vacío.

La explicación y el conjunto de demostración los encuentra más tarde en Explicación y conjunto de demostración, debajo del título.

Crear un conjunto

1. Haga clic en + Nuevo conjunto y dé un nombre al conjunto, por ejemplo el nombre de su empresa o «Presupuesto».
2. Haga clic en + Añadir capa y elija la hoja con su membrete.
3. En El membrete se coloca, elija si el membrete va detrás del contenido (predeterminado) o delante.
4. Añada portadas y contraportadas si las necesita.

Los espacios y los puntos y coma de un nombre de conjunto se convierten en un guion: «Mi Empresa» pasa a ser «Mi-Empresa». Es necesario porque el nombre también aparece en etiquetas y comandos. No puede haber dos conjuntos con el mismo nombre.

Capas: membrete y papel de continuación

Un conjunto tiene una o varias capas de papel, como máximo cinco. Cada capa es un PDF de una página con una opción para indicar a qué páginas del documento se aplica:

Por tanto, el membrete y el papel de continuación son dos capas. Fabreasy le ayuda con ello: la primera capa que añade queda en Solo la primera página, la segunda en Página 2 hasta el final y cada una de las siguientes en Todas las páginas.

Las capas se superponen en el orden de la lista. Con ▲ y ▼ cambia ese orden y con × elimina una capa. Haga clic en la miniatura para elegir otra hoja, o arrastre un PDF a la línea. La lupa muestra la hoja en grande.

Portadas y contraportadas

Una portada va delante del documento y una contraportada detrás, por ejemplo sus condiciones generales. Una portada o contraportada puede tener varias páginas. Añádalas con + Añadir portada y + Añadir contraportada.

Elegir una hoja: la biblioteca

Al elegir una hoja se abre la Biblioteca de papel con membrete. En ella están todos los archivos PDF que Fabreasy conoce. Con Añadir archivo… incorpora una hoja nueva; con Usar coloca la hoja elegida en el conjunto. Fabreasy guarda una copia en la biblioteca, así que el original puede quedarse donde está.

Al añadirla, Fabreasy comprueba la hoja:

No puede eliminar de la biblioteca una hoja que todavía usa un conjunto. Si una hoja viene de una carpeta compartida, Fabreasy sigue ese origen: una versión nueva se adopta automáticamente. Consulte Compartir conjuntos y la carpeta de la empresa.

Quitar el área blanca

Algunos PDF tienen un rectángulo blanco que cubre toda la página. Ese rectángulo tapa el membrete si este va detrás del contenido. Con la casilla Quitar el área blanca del documento para que se vea el membrete, Fabreasy quita esa área. La casilla solo funciona si el membrete va detrás del contenido.

El conjunto «Estándar»

Al principio de la lista siempre está Estándar. Drag & Drop, la impresora y el procesamiento recurren a él cuando no se ha elegido otro conjunto. Modifíquelo como cualquier otro conjunto; el nombre se mantiene.

Duplicar, renombrar y eliminar

• Duplicar crea «… copia» con las mismas capas, hojas, posición, área blanca y opciones avanzadas. El mensaje de correo y la firma digital los vuelve a configurar en la copia.
• Renombrar pone el cursor en el campo del nombre; el nombre nuevo se aplica al pulsar Intro o en cuanto sale del campo.
• Eliminar pide primero confirmación. Los archivos PDF de la biblioteca se conservan.

Si usa el nombre de un conjunto en etiquetas de sus documentos (SendReady), cámbielo también allí cuando renombre el conjunto.

El resto del conjunto

Debajo de las hojas hay tres bloques más:

Sufijo del nombre de archivo

Si arrastra un PDF a Drag & Drop, el resultado recibe el nombre del original con un sufijo: presupuesto_Output.pdf. El sufijo se configura por conjunto en Opciones avanzadas. Con %date-time% el archivo recibe la fecha y la hora, por ejemplo presupuesto_20261112-143005.pdf; el texto que haya alrededor se descarta. Si ya existe un archivo con ese nombre, se sobrescribe. Un archivo de Word o Excel recibe simplemente el mismo nombre con .pdf.

Probar

En Conjuntos de membrete ve cada hoja por separado. Si quiere ver un documento completo con el conjunto, arrastre una carta a Drag & Drop, o siga en el Dashboard la ruta Mis PDF con membrete: allí trabaja con una carta de ejemplo de tres páginas.

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Fabreasy PDF Creator

Crear PDF

Puede crear un PDF de tres formas: arrastrando (Drag & Drop), imprimiendo en la impresora de Fabreasy o con la cinta de Word y Excel. En las tres elige un conjunto de membrete y, si quiere, un conjunto de firmas, y en las tres elige qué ocurre con el PDF.

Los cuatro botones: qué ocurre con el PDF

Drag & Drop, la barra de la impresora y la cinta tienen los mismos cuatro botones:

Fabreasy no abre el PDF automáticamente después de crearlo.

Drag & Drop

Abra Drag & Drop desde el Dashboard o el menú Inicio. Arrastre uno o varios archivos, o una carpeta entera, a una de las cuatro casillas. Una carpeta incluye también los archivos de sus subcarpetas.

Antes de arrastrar, elija:

• Usar conjunto de membrete, con el conjunto que quiere usar;
• Usar conjunto de firmas: para las firmas (consulte Firmas);
• el botón para activar o desactivar el membrete. Si el membrete está desactivado, ve una línea roja Membrete DESACTIVADO con el enlace Volver a activar.

Abajo, una línea indica qué ocurre con su elección, por ejemplo que el conjunto se coloca bajo cada página. En las listas desplegables puede escribir para buscar un conjunto. Con el botón de tamaño, o con un clic con el botón derecho en la ventana, hace la ventana pequeña, mediana o grande.

Qué archivos

Una imagen se coloca centrada en una página y se reduce si es más grande que la página. Atención: .jpeg y .tiff no se reconocen; cámbieles el nombre a .jpg y .tif.

Durante y después de arrastrar

Los archivos se procesan uno a uno. La línea de estado muestra por dónde va Fabreasy; con Detener, Fabreasy termina el archivo en curso y omite el resto. Cuando todo está listo, la línea se pone verde. Si mientras tanto trabaja en otra ventana, recibe una notificación de Windows.

Con Informe ve por archivo si ha salido bien. Si algo falla, el informe se abre solo.

Dónde queda el PDF

Con la casilla Carpeta, el PDF queda junto al original:

Si en Setup está activado Usar carpeta de archivo, también se guarda una copia con fecha y hora en la carpeta de archivo.

La impresora

Imprima desde cualquier programa y elija la impresora Fabreasy PDF Creator (Printer). Después de imprimir aparece la barra de la impresora: Archivo PDF creado. ¿Qué desea que haga con él?

1. Elija el conjunto de membrete y, si quiere, el conjunto de firmas. Fabreasy recuerda su elección para la próxima vez.
2. Haga clic en uno de los cuatro botones. Con Carpeta elige después dónde guarda el PDF; la ventana empieza en la carpeta de la vez anterior o en Documentos.

La barra se cierra después de su elección.

Imprimir sin barra. En Setup, active Usar carpeta de archivo y elija una carpeta, y active Impresión sin barra de herramientas de la impresora Fabreasy. Entonces cada impresión va sin preguntas como PDF a la carpeta de archivo.

Si un archivo está en OneDrive o Google Drive, a veces puede no estar accesible durante el procesamiento. En ese caso, guárdelo primero en el PC.

La cinta en Word y Excel

En Word y Excel está la pestaña Fabreasy PDF Creator. Los botones muestran un icono; la explicación aparece al situar el ratón encima.

Si el membrete está desactivado, o si su licencia caduca pronto, aparece a la derecha un grupo Atención.

Ajustes importantes en Setup

Abra Start Setup en el Dashboard. Setup guarda cada cambio al momento.

Etiquetas en el documento

Con SendReady pone en un documento una línea como TO:juan@ejemplo.es. Fabreasy toma esa línea del PDF y prepara un correo a esa dirección, con el conjunto correcto. Sin SendReady, esa línea queda como texto normal en el PDF. Cómo funcionan las etiquetas se explica en Preparar documentos para SendReady.

Las etiquetas de firma en el texto sí funcionan sin SendReady; consulte Firmas.

PDF/A

PDF Creator no crea PDF/A. Abra el PDF en PDFixer y elija Guardar como PDF/A…. PDFixer indica después qué nivel tiene el archivo.

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Fabreasy PDF Creator

Combinar y dividir

Dos programas pequeños del Dashboard, en Editar. También aquí elige un conjunto de membrete y lo que ocurre con el resultado.

Combinar

Combinar archivos Word, Excel y PDF convierte varios archivos en un solo PDF.

1. Arrastre archivos o carpetas a la casilla Soltar los archivos aquí. Los archivos de Word, Excel y otros se convierten primero a PDF, igual que en Drag & Drop.
2. Ponga los archivos en el orden correcto con ▲ y ▼; con ✕ quita un archivo.
3. En Ajustes del procesamiento, elija el conjunto de membrete y en Simular soltar en: lo que ocurre con el resultado: Carpeta, Email, Impresora o Varita mágica.
4. En Salida, elija la carpeta y el nombre del archivo (de forma predeterminada Output.pdf).
5. Haga clic en Iniciar la combinación.

Después puede abrir la carpeta de salida, o abrir el resultado directamente en PDFixer para ordenar páginas o cambiar algo.

¿Usa a menudo los mismos archivos, por ejemplo unas condiciones generales? Haga doble clic en el nombre de un archivo para añadirlo a sus favoritos. Con la casilla Favoritos los ve a la derecha; haga doble clic para añadir uno.

Dividir

Dividir archivos PDF corta un PDF en partes. Dividir solo funciona con archivos PDF.

1. En Ajustes del procesamiento, elija cómo dividir:
   • cada cierto número de páginas: por ejemplo, un archivo nuevo cada 3 páginas;
   • o extraer solo determinadas páginas, con un rango como 1,4-5,10.
2. Elija el conjunto de membrete y en Simular soltar en: lo que ocurre con cada parte.
3. Defina los nombres de archivo: cada parte se llama <nombre>_<texto><número>.pdf, con el texto y el número inicial que indique.
4. En Salida, elija la carpeta.
5. Arrastre el PDF a la casilla. La división empieza enseguida; no hay botón de inicio.

Cada parte pasa por separado por el procesamiento. Así que, si elige Email, recibe un correo por parte: dividir 100 páginas en 100 partes da 100 correos.

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Fabreasy PDF Creator

Firmas

Fabreasy coloca su firma o su rúbrica como imagen en el documento, mientras crea el PDF. La imagen se crea una sola vez a partir de una foto, y una sola vez decide dónde va.

Una firma como imagen es algo distinto de la firma digital con un certificado. Esa se explica en Firma digital. También puede usar las dos juntas.

Crear su firma a partir de una foto

Abra Crear firmas transparentes en el Dashboard. El programa funciona en cuatro pasos.

1. Abrir foto. Firme con un bolígrafo oscuro sobre papel blanco. Elija Hacer foto con la webcam, o Seleccionar foto si ha hecho una foto con su teléfono (la mejor calidad). Si la webcam no funciona, se abre la aplicación Cámara de Windows; la foto se carga después automáticamente.
2. Recortar. Con el ratón, trace un marco alrededor de la firma y haga clic en Recortar. Si antes hay que girar o reflejar la foto, hágalo antes de recortar.
3. Limpiar. Mueva el control deslizante hasta que el fondo desaparezca y la firma se vea nítida. Todo lo que es más claro que la tinta se vuelve transparente. En Grosor: engrosa las líneas finas; con Color de firma elige un color.
4. Guardar. Haga clic en Guardar / Cerrar y elija un nombre. La firma se convierte en un archivo PNG con fondo transparente.

Una rúbrica se crea de la misma manera: una segunda foto solo con sus iniciales.

Después, la firma aparece en Sus firmas, en el programa Firmas. Fabreasy recuerda dónde está el archivo y no hace ninguna copia. Si mueve o elimina el archivo, aparece ¡falta el archivo! junto a ella. Por eso, guarde sus firmas en un lugar fijo.

¿Ya tiene una imagen? Añádala con Añadir una imagen… en Elegir una firma. Use preferiblemente un PNG con fondo transparente; un JPG siempre tiene fondo blanco, que puede verse sobre su membrete.

Tres formas de colocar una firma

Abra Agregar firmas en el Dashboard. Verá tres tarjetas:

Cada cambio se guarda al momento.

Posiciones fijas

Haga clic en la tarjeta Posiciones fijas. Si todavía no tiene ninguna, con Crear el conjunto de ejemplo puede crear un ejemplo que funciona: una rúbrica abajo a la derecha en todas las páginas y una firma en la última página, con su propia firma si ya la tiene.

Crearla usted mismo:

1. Haga clic en + Nueva posición fija y dele un nombre, por ejemplo «Rúbrica abajo a la derecha».
2. Haga clic en + Añadir firma y elija la firma.
3. En ¿En qué páginas?, elija el mismo tipo de opción que con el membrete: todas las páginas, solo la primera, solo la última, un rango propio, etc.
4. Arrastre la firma al lugar correcto de la página y tire de una esquina para fijar el tamaño. Con las teclas de flecha la ajusta con precisión. Con Elegir un documento… la ve sobre su propio documento.
5. Haga clic en Guardar.

Una posición fija puede contener varias firmas. El tamaño es un porcentaje del ancho de la página; con otro tamaño de página se ajusta proporcionalmente.

Firma automática

Una regla dice: si este texto aparece en el documento, coloca esta firma.

1. Haga clic en la tarjeta Firma automática y luego en + Nueva regla.
2. En Si este texto aparece en el documento, escriba el texto, por ejemplo su nombre.
3. En entonces colocar esta firma, elija la firma.
4. Arrastre la firma en la vista previa al lugar correcto respecto al texto amarillo, o indique en O indíquelo con precisión: la distancia en milímetros y el tamaño.

Atención:

• Las mayúsculas cuentan: «garcía» no encuentra «García». Una parte de una palabra sirve: «García» también encuentra «M. García».
• El texto debe estar en una sola línea.
• Cada lugar donde aparece el texto recibe una firma. Si su nombre aparece dos veces en la carta, la firma se coloca dos veces.
• Fabreasy busca en el propio documento, no en el membrete. Su nombre en el pie del membrete no cuenta.
• Fabreasy no puede buscar en un PDF escaneado sin texto.

En la parte inferior de la ventana puede aplicar reglas a PDF que ya existen, archivos sueltos o una carpeta entera. Con Comprobar primero ve lo que ocurriría sin que cambie nada; Procesar coloca las firmas.

Etiquetas de firma

Con una etiqueta de firma decide en el propio documento dónde va una firma. Las etiquetas funcionan en cualquier programa, no solo en Word.

1. Haga clic en la tarjeta Etiquetas de firma y en + Añadir etiqueta.
2. Dé un nombre a la etiqueta, por ejemplo Juan, y elija la firma con Firma….
3. En su documento, en el lugar de la firma, escriba el código >#>Juan-25%. Con Copiar pone un ejemplo en el portapapeles.

El número determina el tamaño de la firma: cuanto más alto, más grande. Cada lugar puede llevar un número distinto. La firma se coloca centrada sobre el código; Fabreasy quita el código del PDF. Si pone el código en blanco o en una letra muy pequeña, no llama la atención en su propio documento.

Atención:

• El código no puede contener espacios. Un nombre de etiqueta no puede contener un espacio, -, %, ;, < ni >.
• Fabreasy solo busca etiquetas de firma si ha creado al menos una.
• Una etiqueta desconocida o mal escrita queda como texto en el PDF. Comprobar primero, en Firma automática, lo indica.

Una rúbrica en cada página se crea de la forma más sencilla con una posición fija en Todas las páginas. Si quiere decidir en cada página dónde va, use una etiqueta de firma en cada página.

Conjuntos de firmas: ¿cuáles participan?

En la parte superior de la ventana Firmas está Conjunto de firmas:. Un conjunto de firmas es una selección con nombre: usted marca qué posiciones fijas, reglas y etiquetas participan. Al crear un PDF, después solo elige el conjunto de firmas.

• + Nuevo conjunto empieza vacío: marque lo que debe incluir. Una posición fija, regla o etiqueta nueva todavía no está en ningún conjunto; márquela en el conjunto en el que deba participar.
• Todas las firmas tiene todo activado y no se puede modificar. Úselo para probar si una regla o etiqueta funciona.
• Ninguno (sin conjunto) significa: solo etiquetas de firma. Las posiciones fijas y las reglas no participan.
• Una etiqueta que está desactivada en el conjunto elegido no se coloca. El código queda entonces en el PDF, para que vea por qué.

Debajo de cada tarjeta ve cuántos elementos hay en el conjunto elegido, por ejemplo «Reglas de firma: 1 de 3 en este conjunto». Haga clic en la casilla delante de una línea para incluirla o quitarla del conjunto. Junto al conjunto se indica en qué ruta está elegido, o aún no elegido en ningún sitio.

Elegir un conjunto de firmas al crear

Cada lugar recuerda su propia elección. Una etiqueta en el documento tiene prioridad sobre la elección en Drag & Drop, la barra o la cinta. Debajo de la elección en Drag & Drop y en la barra ve lo que participa, por ejemplo «1 fijas, 2 reglas, 1 etiquetas».

Si todavía no tiene un conjunto de firmas propio, en Drag & Drop aparece Crear conjunto de ejemplo… en la lista.

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Fabreasy PDF Creator

Protección por conjunto

Un conjunto puede proteger cada documento con una contraseña y determinar lo que el destinatario puede hacer con el PDF. Se configura en Opciones avanzadas, en la parte inferior del conjunto en Conjuntos de membrete. Haga clic en ▸ Opciones avanzadas para abrir el bloque.

Configurar

1. Marque Proteger el documento (contraseña y permisos).
2. Si quiere, escriba una Contraseña para abrir y repítala en Repita la contraseña.
3. Escriba una Contraseña para cambiar las restricciones.
4. En Lo que puede hacer el destinatario:, marque lo que está permitido.

Todo se guarda al momento. La contraseña de apertura, solo cuando ambos campos coinciden; si no coinciden, ve un aviso naranja y todavía no se ha guardado nada. Las mayúsculas cuentan.

De forma predeterminada, la protección está desactivada y todo está permitido. Si quita la marca, los campos siguen visibles pero en gris; si vuelve a ponerla, se aplican de nuevo.

Con o sin contraseña de apertura

• Con contraseña de apertura: solo quien conoce la contraseña puede abrir el documento.
• Sin contraseña de apertura: cualquiera puede leer el documento. Solo las restricciones están protegidas, con la segunda contraseña.

Fabreasy cifra los PDF protegidos con AES-256. Cualquier lector de PDF habitual los abre.

¿Quiere una contraseña propia por destinatario, por ejemplo para cada cliente? Eso lo hace SendReady: consulte Preparar documentos para SendReady.

Si falta la contraseña

Las contraseñas nunca se incluyen al compartir un conjunto ni al exportar sus ajustes. Por eso, en el otro PC hay que volver a introducir la contraseña. Hasta entonces, Fabreasy no crea ningún documento con ese conjunto e indica qué conjunto necesita una contraseña. Así, un documento que debe ir protegido nunca sale sin proteger.

Protección y PDF/A

Un documento protegido no puede ser PDF/A. Si necesita PDF/A, deje el conjunto sin proteger, abra el PDF en PDFixer y elija Guardar como PDF/A….

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Fabreasy PDF Creator

Textos de correo

Si al crear un PDF elige el botón Email, Fabreasy adjunta el PDF a un correo nuevo. Con una plantilla de correo, el correo ya lleva un texto de acompañamiento y un asunto. Puede usar una plantilla general y, por cada conjunto de membrete, una plantilla propia.

La plantilla general

En Setup, pestaña Ajustes del procesamiento, marque la casilla Usar plantilla del email. Con Ajustar correo modifica el texto. Esta plantilla se aplica a cada correo que prepara Fabreasy, salvo que el conjunto tenga una plantilla propia.

Un texto propio por conjunto

1. Abra Conjuntos de membrete y elija el conjunto.
2. En Mensaje de correo, marque la casilla Usar un mensaje de correo propio para este conjunto, o haga clic en Editar mensaje de correo….
3. Escriba el texto y haga clic en Guardar. La casilla se marca entonces sola.

En el cuadro debajo de la casilla ve las primeras líneas tal como aparecerán en el correo. Un clic en ese cuadro abre el texto.

Así, una factura lleva un texto de acompañamiento distinto al de un presupuesto, sin que tenga que pensar en ello al enviar.

El editor

Qué puede poner en una plantilla

La plantilla estándar es a la vez un ejemplo: explica en líneas de comentario lo que se puede hacer.

Las palabras clave funcionan en mayúsculas y minúsculas, en inglés, en neerlandés y en el idioma de su Fabreasy.

El saludo de la carta (SendReady)

Con SendReady, el saludo del correo puede salir de la carta. En la carta, ponga detrás del saludo el código <-<, por ejemplo «Estimado Juan, <-<«. En la plantilla, ponga la variable #SALUDO# en el lugar del saludo. Si en la carta no hay <-<, la variable se convierte en el saludo normal «Hola,». Sin SendReady, <-< no funciona y el código queda como texto normal en la carta.

Qué plantilla se aplica

1. La plantilla general, si Usar plantilla del email está activado en Setup.
2. Por delante de ella va la plantilla del conjunto, si la casilla del conjunto está marcada.
3. Con SendReady, una plantilla con el nombre de la etiqueta de la carta siempre tiene prioridad.

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Fabreasy PDF Creator

Compartir conjuntos y la carpeta de la empresa

Si trabaja con más personas, querrá que todas usen el mismo membrete. Hay dos formas de conseguirlo:

Ambas añaden conjuntos. Sus otros conjuntos se mantienen. Si quiere trasladar una instalación completa a otro PC, con todos los ajustes, eso es otra cosa: consulte Llevar los ajustes a otro PC.

Compartir con un archivo de conjunto

1. Abra Conjuntos de membrete y haga clic en Compartir….
2. Marque los conjuntos que quiere compartir, o Todos los conjuntos. El conjunto que está abierto ya viene marcado.
3. Haga clic en Guardar como… y elija una ubicación. Fabreasy crea un solo archivo con todos los conjuntos elegidos y lo muestra en el Explorador.
4. Envíe el archivo a su compañero, o póngalo en una carpeta compartida.

Si en su PC falta una hoja, no se incluye y Fabreasy lo indica.

Importar un archivo de conjunto

Hay tres formas:

• haga doble clic en el archivo .fabset;
• arrástrelo a la lista de conjuntos en Conjuntos de membrete;
• haga clic en Importar… en Conjuntos de membrete.

Primero ve, por conjunto, lo que va a ocurrir. Fabreasy reconoce un conjunto por un identificador fijo, aunque entretanto tenga otro nombre:

Haga clic en Importar. El membrete pasa a su biblioteca; lo que ya existe no se guarda dos veces. Si actualiza o sustituye un conjunto, se conservan las contraseñas y el certificado que ya había en su PC.

Después de importar: contraseña y certificado

• Contraseña. Si un conjunto protege los PDF con una contraseña, Fabreasy le pide esa contraseña enseguida; también puede introducirla más tarde. Consulte Protección por conjunto.
• Certificado. Si el conjunto firma digitalmente, la firma queda desactivada mientras el certificado del remitente no esté en su PC. Elija en el conjunto su propio certificado.

La carpeta de la empresa

La carpeta de la empresa es una única carpeta compartida con el membrete y los conjuntos de su organización, por ejemplo una carpeta de red, OneDrive o Dropbox. Cada PC que sigue la carpeta adopta su contenido automáticamente, y también cada versión nueva.

Configurar

1. Abra Conjuntos de membrete, elija un conjunto y haga clic en una miniatura o en + Añadir capa. Se abre la Biblioteca de papel con membrete.
2. Abajo a la izquierda, haga clic en Carpeta de la empresa… y elija Elegir carpeta….
3. Elija la carpeta compartida. Fabreasy mira enseguida lo que contiene.

Después, junto al botón ve qué carpeta sigue este PC. Con Dejar de seguir lo detiene; lo que ya se ha descargado se mantiene.

Para administradores. También puede configurar la carpeta de la empresa de forma central, con el valor de registro Bedrijfsmap (texto) en HKLM\SOFTWARE\Fabreasy\Briefpapier, por ejemplo mediante una directiva de grupo. Use una ruta de red como \\server\briefpapier, no una letra de unidad. Una configuración central tiene prioridad sobre la elección en el PC.

Qué va en la carpeta

Ponga un conjunto en la carpeta con Compartir… y luego Poner en la carpeta de empresa. Eso crea un archivo por conjunto; si el conjunto ya está, ese archivo se sustituye. Fabreasy omite las subcarpetas, los archivos que empiezan por ~ o por un punto y las copias en conflicto de OneDrive o Dropbox.

Cuándo se actualiza un PC

Cada vez que un PC crea un PDF, Fabreasy mira en segundo plano en la carpeta de la empresa, como máximo una vez cada cinco minutos. La creación no espera a eso: esta carta usa el membrete que ya había y la siguiente lleva la versión nueva. La comprobación diaria de Fabreasy también actualiza la carpeta.

Con el botón Actualizar biblioteca de la biblioteca lo hace al momento. Verá entonces cuántas hojas se han actualizado, cuántas son nuevas y cuántas no estaban accesibles.

Fabreasy detecta si algo ha cambiado por el contenido, no por la fecha. Así, un PC con el reloj mal no se pierde ninguna versión. Si la carpeta compartida no está accesible durante siete días, recibe un único aviso; mientras tanto, Fabreasy sigue trabajando con la última versión.

Conjuntos de la carpeta de la empresa

Cuando llega un conjunto de la carpeta de la empresa, recibe una notificación de Windows con los nombres. Si tiene que hacer algo, por ejemplo introducir una contraseña o elegir su propio certificado, lo indica la notificación.

• Modificarlo usted mismo es posible, pero una versión nueva en la carpeta sustituye su cambio. Fabreasy lo indica en la pantalla. Si quiere una versión propia, haga una copia.
• Eliminarlo también es posible, pero el conjunto vuelve mientras esté en la carpeta de la empresa.
• Mismo nombre. Si usted tiene un conjunto con el mismo nombre, el conjunto de la carpeta de la empresa conserva su nombre y el suyo pasa a llamarse <nombre>-eigen. Así, una etiqueta en un documento apunta al mismo conjunto en toda la organización.
• Retirado de la carpeta. Si quita un archivo de conjunto de la carpeta de la empresa, el conjunto se queda en los PC.

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Fabreasy SendReady

Preparar documentos para SendReady

En resumen

Escribe unas cuantas etiquetas cortas en su documento de Word, Excel o PDF, por ejemplo TO:juan@empresa.example. Cuando imprime el documento a Fabreasy o lo arrastra a Fabreasy, SendReady lee esas etiquetas. Coloca debajo el membrete correcto, protege el PDF con la contraseña del destinatario y prepara en Outlook el correo con la dirección y el saludo. Las etiquetas desaparecen del PDF; el destinatario nunca las ve.

Fabreasy SendReady es una ampliación de PDF Creator, y Fabreasy SendReady & Confirm una ampliación de SendReady. Qué hace cada versión y qué configura antes de que funcione se explica en Tres versiones.

Las etiquetas: ¿qué va dónde?

Ponga las etiquetas en la primera página, cada una en su propia línea. Solo la etiqueta de firma puede ir en cualquier página.

Conviene saber:

• Una dirección por etiqueta. ¿Más destinatarios? Ponga varias líneas TO: una debajo de otra. Lo mismo vale para CC: y BCC:.
• Las mayúsculas casi nunca importan. Al principio de una línea, To: funciona igual que TO:. En medio de una línea, solo en mayúsculas.
• Una línea propia. Si la línea empieza por la etiqueta, la línea entera desaparece del PDF. No escriba, por tanto, texto normal detrás.
• No hace falta poner el texto en blanco. Las etiquetas se eliminan realmente del PDF, no se tapan.
• Los nombres de conjunto deben existir tal cual y no pueden contener espacios. Un nombre desconocido no cambia nada.
• Los botones de conformidad solo se añaden si usted los pide: con :confirm detrás de la etiqueta, con CONFIRM:sí, o con un conjunto de membrete que el administrador ha marcado para ello (SendReady, Confirmaciones, Configuración…). No hay un predeterminado para cada documento, así que una factura o un boletín nunca recibe botones sin pedirlo. CONFIRM:no siempre tiene prioridad. El documento necesita una contraseña, y debe estar configurada una dirección de conformidad.

Qué le aporta

• Menos trabajo manual. Nada de guardar el PDF aparte, buscar una contraseña o volver a escribir una dirección. Imprime una vez y el correo está listo.
• Ningún destinatario equivocado. La dirección está en el propio documento: va unida a la carta y no depende de acertar en la libreta de direcciones.
• Siempre protegido. El PDF recibe automáticamente la contraseña que corresponde a esa dirección (AES-256). No hay forma de olvidarlo.
• Siempre el membrete correcto. El conjunto de la etiqueta elige de una vez el membrete, la firma y el texto del correo.
• Visión de conjunto. Con la conformidad por correo ve en cada documento si el cliente está de acuerdo, con una respuesta que solo podía venir de quien abrió el documento con la contraseña. Se acabaron las llamadas para preguntar.

Después: qué ocurre al imprimir

1. Imprime el documento a la impresora Fabreasy, o lo arrastra a Fabreasy.
2. SendReady lee las etiquetas de la primera página.
3. Se añaden el membrete y la firma. Proceden del conjunto indicado en la etiqueta o, si no hay ninguno, de su elección predeterminada.
4. Las etiquetas se eliminan del PDF.
5. Si pide conformidad, se añade al final una página con tres botones, y SendReady guarda el envío en la carpeta de expedientes de su despacho.
6. El PDF se protege con la contraseña que corresponde a la dirección TO:. Esa contraseña está guardada en SendReady con esa dirección, o la eligió el propio cliente en la página de contraseñas.
7. Outlook abre un correo nuevo. Los destinatarios, el asunto, el saludo y el texto de la plantilla de correo ya están rellenados. El PDF va adjunto.
8. Si el documento tiene botones, el texto incluye una línea que dice que el cliente puede responder con los botones de la última página. Si el cliente está registrado en la página de contraseñas, también aparece una línea «¿Olvidó la contraseña del adjunto?».
9. Revisa el correo y pulsa Enviar.

A partir de ahí, sigue en SendReady, en Confirmaciones, lo que hace el cliente: con Leer buzones, SendReady recoge las respuestas de su buzón. Allí también puede preparar un recordatorio o marcar un envío como caducado. Si más adelante envía una versión nueva del mismo documento, la anterior pasa al estado «Sustituido por una versión más reciente». Los compañeros con la misma carpeta de expedientes ven el mismo resumen. Todo sobre esto está en la página Conformidad por correo.

Qué ve y qué hace el destinatario

El destinatario recibe de usted un correo normal, con su texto, el saludo y el PDF adjunto. De las etiquetas no se ve nada.

Una sola vez: elegir su propia contraseña. Si usted invita al cliente a la página de contraseñas, el cliente recibe un correo con un enlace (válido durante 7 días). Allí elige una contraseña de al menos 8 caracteres y, si lo desea, una pista. Fabreasy no puede leerla y SendReady no la muestra; los ordenadores de su despacho solo la usan para proteger el PDF. A partir de entonces, todos sus documentos se abren con esa contraseña. ¿La ha olvidado? Con el enlace que hay debajo de su correo, el cliente elige una contraseña nueva.

En cada documento: abrir el PDF. El cliente abre el adjunto con su propia contraseña, en cualquier lector de PDF habitual.

En cada documento: decirle qué le parece. Si pide conformidad, en la última página del PDF hay tres botones:

Un clic abre en el programa de correo del cliente un mensaje ya preparado para su despacho, con el nombre del documento, la referencia y un código que solo está en el documento abierto. El cliente lo envía él mismo, desde su propio buzón; no se abre ningún sitio web. Si el cliente quiere dar un comentario que solo su despacho pueda leer, abre el documento en la página de conformidad, cuya dirección figura en esa misma página: allí el comentario se cifra en su propio navegador, y el cliente lo envía también con su propio programa de correo. Si el cliente cambia de opinión, simplemente llega una respuesta nueva; cuenta la más reciente.

No se le pide nada más. No necesita cuenta, ni aplicación, ni firma. Se trata de un acuerdo de trabajo con usted, no de una firma ni de una aprobación formal.

Qué le aporta al destinatario

• Su propia contraseña, una sola vez. La elige el cliente y no tiene que pedir ni buscar una contraseña para cada documento. Se acabaron las contraseñas en un correo o un SMS aparte.
• Seguridad sin complicaciones. Los documentos personales y financieros están protegidos. Aun así, todo funciona con un correo normal y un lector de PDF habitual.
• Reconocible. Cada documento llega con su membrete y con un saludo personal.
• Responde en un momento. Dar la conformidad cuesta un clic en el botón y un clic en Enviar, sin llamada y sin firma en papel.
• Claridad. El cliente ve de qué documento se trata y guarda una copia de la respuesta en sus propios Elementos enviados. Una respuesta se puede cambiar más tarde con otra nueva.
• Autonomía. ¿Ha olvidado la contraseña? El cliente la restablece él mismo, sin esperar a que usted haga nada.

Consejos y errores frecuentes

• Deje que la pestaña Fabreasy SendReady haga el trabajo. En Word, elija en la pestaña Fabreasy SendReady la dirección (Correo), el conjunto (Conjunto) y el conjunto de firmas (Firma). La pestaña coloca la etiqueta en el documento por usted, también CC: y BCC:. Con Pedir conformidad se añade :confirm detrás de la etiqueta.
• Cree una plantilla de Word con las etiquetas ya puestas, por ejemplo el saludo con <-<. Así, en cada carta solo tiene que rellenar la dirección.
• ¿El PDF sale sin contraseña? Entonces la dirección no está en SendReady o no tiene contraseña. Añádala, o envíe al cliente la invitación a la página de contraseñas.
• ¿Sale otro membrete del previsto? Compruebe el nombre del conjunto que va detrás de la dirección: escrito exactamente igual y sin espacios.
• ¿La firma se queda como >#>Juan-25%? Entonces la etiqueta de firma no existe, falta el porcentaje o la etiqueta no está en el conjunto de firmas elegido.
• ¿Ha desaparecido texto? Había texto detrás de una etiqueta, en la misma línea. Ponga siempre las etiquetas en su propia línea.
• ¿Dos destinatarios? Dos líneas TO:, no dos direcciones detrás de una sola etiqueta.
• ¿No necesita solicitud de conformidad, por ejemplo en un boletín? Ponga CONFIRM:no en el documento o quite la marca de ese conjunto de membrete (Confirmaciones, Configuración…).
• ¿No hay botones aunque pidió conformidad? Entonces el documento no tenía contraseña, o aún no hay ninguna dirección de conformidad configurada. SendReady lo indica al enviar.

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Fabreasy SendReady

Firma digital

La firma digital pone en el PDF, con su certificado, una firma criptográfica y un sello de tiempo. El destinatario ve en el lector de PDF quién firmó el documento y cuándo, y si se ha modificado después. Eso es algo distinto de una firma como imagen: una imagen no protege el documento.

Se configura en un conjunto de membrete. Después, cada documento de ese conjunto se firma, sea cual sea la vía por la que lo cree: Drag & Drop, la impresora, la cinta o una etiqueta de SendReady.

Lo que necesita

Fabreasy reconoce el software de, entre otros, Certum, SafeNet, A-Trust y OpenSC. Si usa un certificado del almacén de certificados de Windows, puede firmar en PDFixer.

¿Quiere ver primero cómo funciona? Siga en el Dashboard la ruta Firma digital (certificado). El recorrido muestra en cinco pantallas lo que ve el destinatario, también sin certificado.

Configurar en un conjunto

1. Inserte la tarjeta o el token en el PC.
2. Abra Conjuntos de membrete y elija el conjunto.
3. Marque Firmar digitalmente los documentos de este conjunto (con certificado).
4. En Certificado, elija el certificado. Si en la tarjeta solo hay uno, Fabreasy lo elige solo. Si no ve nada, haga clic en Actualizar.
5. Si quiere, escriba un Motivo (opcional). El destinatario lo ve en el lector de PDF.

Fabreasy recuerda el certificado en sí, no la tarjeta. Si la tarjeta no está un momento en el PC, su elección se conserva.

La firma en el uso diario

Firmar es el último paso: primero van el membrete, las firmas como imagen y la protección, y después la firma digital. Fabreasy pide entonces el PIN en una ventana propia. El PIN va a la tarjeta y no se guarda en ningún sitio.

Fabreasy avisa cuando quedan pocos intentos antes de que la tarjeta se bloquee. Si la tarjeta está bloqueada, la desbloquea con el código PUK de su emisor.

Drag & Drop comprueba antes del primer procesamiento si la tarjeta está presente y si el certificado del conjunto está en ella. Al final ve cuántos documentos se han firmado.

Sin tarjeta en el PC

Si el conjunto firma pero Fabreasy no encuentra ninguna tarjeta ni token, puede elegir:

• Buscar de nuevo: inserte la tarjeta y vuelva a intentarlo;
• Continuar sin firmar: el documento se crea, pero no se firma.

Sello de tiempo

Cada firma recibe un sello de tiempo de un servidor de sellado de tiempo. Para ello se necesita internet. Si el servidor no responde, el documento no se firma y recibe un aviso. Vuelva a intentarlo más tarde.

Lo que ve el destinatario

La firma no es visible en la página. El destinatario la ve en el panel de firmas o en la barra del lector de PDF, con el nombre del certificado. Si también quiere una firma visible, use además un conjunto de firmas (consulte Firmas): primero se coloca la imagen y la firma digital va al final.

Firma digital y contraseña

Si el conjunto protege el documento con una contraseña (consulte Protección por conjunto), Fabreasy primero protege y después firma. Si un PDF ya llega con una contraseña, Fabreasy no puede firmarlo; el documento sale entonces protegido, pero sin firma.

Un PDF que ya está firmado

Fabreasy escribe la firma como un añadido al archivo, para que un siguiente firmante pueda añadir otra firma. No vuelva a pasar por Drag & Drop ni por la impresora un PDF que ya está firmado digitalmente: en ese caso, Fabreasy crea un PDF nuevo. Añadir una firma a un PDF firmado se hace en PDFixer.

Compartir con compañeros

Si comparte un conjunto que firma, el certificado no se incluye. En el PC de su compañero, la firma queda desactivada hasta que elija su propio certificado en el conjunto.

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Fabreasy SendReady

Un despacho con varios puestos de trabajo

SendReady lo registra todo por empleado, es decir, por cuenta de Windows. Lo que comparte todo el despacho va por dos caminos: las direcciones de los clientes con sus contraseñas a través de Fabreasy, y las respuestas de los clientes a través de su propio correo y una carpeta de expedientes compartida.

Qué se comparte y qué no

Añadir un puesto de trabajo

1. Instalar. Instale Fabreasy e inícielo. El empleado se registra automáticamente mientras haya plaza.
2. Aprobar. Apruebe el dispositivo en el Fabreasy Portal, pestaña Usuarios. Hasta entonces, el portal de contraseñas no funciona en ese ordenador.
3. Contraseña de la organización. SendReady la pide al iniciarse. Tome la tarjeta de emergencia e introdúzcala una vez; después el ordenador tiene la clave. Cada empleado lo hace en su propia cuenta, también en un ordenador donde ya está conectado un compañero.
4. Conformidad por correo. En SendReady, abra Confirmaciones y Configuración…, y ponga la misma dirección de conformidad y la misma carpeta de expedientes que en los demás ordenadores. En los buzones, elija solo lo que este empleado tiene que leer: un buzón compartido solo hace falta leerlo en un ordenador. La primera vez, SendReady pide por sí mismo la dirección de conformidad, el permiso y la carpeta de expedientes (Configurar la conformidad por correo); cada empleado da personalmente el permiso para leer el buzón, y no viaja con un archivo de configuración.
5. Llevarse la configuración (si quiere). En el ordenador antiguo, exporte un archivo .exp en Setup e impórtelo en el nuevo. Eso sustituye toda la configuración y los conjuntos del ordenador nuevo. Las contraseñas y la clave de la organización no se incluyen: llegan a través de la contraseña de la organización y las direcciones del portal. Después, compruebe en el paso 4 que la dirección de conformidad y la carpeta de expedientes son correctas. Las direcciones con una contraseña fija fuera del portal se llevan con la copia de seguridad de SendReady; vea Llevar los ajustes a otro PC.

Se incluyen dos dispositivos por usuario; el tercero y el cuarto cuentan juntos como un usuario más. Un dispositivo que no se ha visto en 30 días desaparece automáticamente.

Una carpeta de expedientes para todo el despacho

En cada envío con botones, SendReady crea una carpeta en la carpeta de expedientes: el documento enviado, los códigos y, más adelante, cada correo de respuesta. SendReady solo valora una respuesta si la carpeta de ese envío está en la carpeta de expedientes. Para un despacho con varios puestos, eso significa:

• Elija una carpeta compartida. Una carpeta en una unidad de red o en una carpeta de SharePoint sincronizada, la misma en todos los ordenadores. Así da igual qué compañero lea una respuesta: cada ordenador encuentra el envío.
• Compañero ausente. Una respuesta espera en el buzón compartido hasta que alguien pulsa Leer buzones o arrastra el correo a Confirmaciones. El ordenador del remitente no tiene que estar encendido para ello.
• Acceso. Cualquiera con acceso a la carpeta de expedientes puede leer las respuestas y los comentarios de los clientes. Dé acceso solo a quien pueda ver los expedientes.
• La misma respuesta en dos ordenadores. Si dos ordenadores leen el mismo buzón, una respuesta se guarda igualmente una sola vez.

Si una respuesta aparece como «no está en esta carpeta de expedientes», el documento se envió desde un ordenador con otra carpeta de expedientes. Ponga la misma en todos los ordenadores y vuelva a leer.

Servidor de terminales

En un servidor de terminales (Escritorio remoto), cada empleado tiene su propia plaza, su propia clave de la organización y su propia configuración, igual que en su propio ordenador. Allí un empleado cuenta como un dispositivo, también quien inicia sesión en distintos servidores de la granja. Elija también allí una carpeta de expedientes compartida. Cierre la sesión en el Fabreasy Portal cuando termine.

Mac e iPhone

• El despacho: SendReady solo funciona en Windows.
• El cliente con un Mac o un iPhone: el PDF protegido pide la contraseña, igual que en Windows. Si no se abre en Vista Previa, se abre con Adobe Acrobat Reader. Si un botón de la última página no abre ningún correo, esa página explica cómo escribe el cliente él mismo; el cliente también puede abrir el documento en la página de conformidad, que funciona en el navegador. La página de contraseñas funciona en el navegador. El cliente comprueba el valor hash con el comando para Mac de la página Comprobar si es el mismo archivo.

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Fabreasy SendReady & Confirm

Conformidad por correo

Un documento con los botones De acuerdo, Aún no de acuerdo y No continuar en la última página. Su cliente elige un botón, su propio programa de correo abre un mensaje ya preparado para su despacho, y el cliente lo envía él mismo. SendReady lee ese mensaje en su buzón y lo guarda en una carpeta de su despacho. Fabreasy no está en medio: ningún documento, ninguna respuesta y ningún comentario pasa por un servidor de Fabreasy.

¿Cómo sabe que el cliente abrió el documento? Detrás de cada botón hay un código propio. Está en la parte cifrada del PDF y solo puede leerlo quien abre el documento con la contraseña. Una respuesta solo cuenta si el correo contiene el código de ese botón. Un correo sin código válido («¡me parece bien!») va a Revisar, nunca a de acuerdo.

El correo indica también lo que elige el cliente, con sus propias palabras: «He leído este documento y estoy de acuerdo con esta versión.» Lo que queda establecido es que el documento se abrió con la contraseña; Fabreasy no mide la lectura en sí. La conformidad por correo no sustituye una firma.

1. Configurar, una sola vez

La primera vez que pide conformidad, SendReady abre Configurar la conformidad por correo: la dirección de conformidad, su permiso para leer el buzón y la carpeta de expedientes. Puede guardar sin dar permiso; entonces arrastra usted mismo los correos de respuesta a Confirmaciones. Después lo cambia todo en Confirmaciones y luego Configuración…. Todo lo que cambie allí se guarda al momento.

1. Dirección de conformidad. La dirección a la que escriben sus clientes. Elija un buzón compartido, por ejemplo conformidad@sudespacho.es: así un compañero ve una respuesta aunque usted no esté, y las respuestas no se mezclan con su correo habitual. Sin dirección de conformidad, un documento no recibe botones; SendReady lo indica al enviar.
2. Carpeta de expedientes. Aquí se crea, para cada envío, una carpeta con el documento enviado, los códigos, cada correo de respuesta y un informe. Si trabaja con más de un ordenador o con una dirección de conformidad compartida, elija una carpeta en una unidad compartida o en una carpeta de SharePoint sincronizada; con una licencia para varios usuarios, SendReady avisa si solo usted ve la carpeta. Un ordenador que no ve la carpeta no puede valorar una respuesta: la indica como «no está en esta carpeta de expedientes» y no adivina. Si no elige ninguna, la carpeta está en sus Documentos, en Fabreasy\Akkoorden; lo que aún estaba en el lugar antiguo de su perfil (Fabreasy\Akkoord) se traslada allí solo. Un administrador puede fijar la carpeta para todos en el registro: HKLM\SOFTWARE\Fabreasy\Akkoord, valor Dossiermap.
3. Cuándo se añaden los botones. Una casilla por conjunto de membrete: marcada = cada documento con ese conjunto y una etiqueta TO: recibe botones. No hay un predeterminado para cada documento: así una factura o un boletín nunca recibe botones sin pedirlo. Para un solo documento, ponga :confirm detrás de la etiqueta (en SendReady y la pestaña: Pedir conformidad) o CONFIRM:sí en el documento. CONFIRM:sí o CONFIRM:no en el documento siempre tiene prioridad. Con un doble clic en un conjunto le da su propia dirección de conformidad, por ejemplo para una segunda oficina.
4. Permiso y buzones. SendReady solo lee un buzón cuando usted da permiso; vale por usuario de Windows. Entonces lee solo la Bandeja de entrada y el Correo no deseado, solo el correo desde el envío más antiguo que sigue abierto (como máximo 120 días atrás), y copia a la carpeta de expedientes solo un correo con el código de un botón; no mueve, no borra ni envía nada. Cuándo y quién dio el permiso aparece en Permiso…, donde también lo retira. Si lee el buzón de un compañero o un buzón compartido, acuérdelo en el despacho con las personas afectadas. Sin casillas marcadas, SendReady solo lee el buzón de la dirección de conformidad; con Obtener de Outlook y casillas elige usted. Un buzón compartido (conformidad@) debe estar en su Outlook: el administrador le da acceso total (Full Access) y Outlook lo muestra tras reiniciar, a veces solo después de una hora. Un buzón compartido solo hace falta leerlo en un ordenador. Más también vale: una respuesta se guarda una sola vez, aunque la vean dos ordenadores.
5. Prueba a usted mismo. Envíe un documento con TO: su propia dirección y CONFIRM:sí, y haga clic usted mismo en un botón. Así ve exactamente lo que ve su cliente, y ve llegar la respuesta.

La conformidad por correo forma parte de su licencia cuando incluye Confirm. Si no es así, el procesador lo indica en un documento con CONFIRM:sí, y el correo sale sin botones.

2. Enviar

Un documento recibe botones cuando se cumplen estas tres condiciones:

• una etiqueta TO: con la dirección del cliente (elíjala en la cinta de SendReady en Word; vea Preparar documentos para SendReady);
• una contraseña: el documento se cifra. Sin contraseña no hay botones, porque entonces los códigos se podrían leer en el archivo y un código en una respuesta no significaría nada. Recibe un aviso y el correo sigue adelante;
• conformidad solicitada: :confirm detrás de la etiqueta, CONFIRM:sí en el documento, o un conjunto que la tenga activada.

Lo que ocurre entonces:

1. El procesador añade al final una página más, con el nombre del documento, la referencia (por ejemplo FR:7KQ2M9XA), los tres botones y una línea para quien no tenga programa de correo. Solo después se cifra el documento.
2. Antes de que se abra Outlook, el procesador guarda el envío en la carpeta de expedientes: exactamente el PDF que va en el correo, con los códigos. Si eso falla (la unidad compartida no está disponible un momento), NO se abre ningún correo. Un documento con botones del que no se guardó nada no se puede valorar después; vuelva a enviarlo en cuanto la carpeta esté de nuevo disponible.
3. Outlook se abre como siempre, con una línea más en el texto: «Puede responder a este documento con los botones de la última página del adjunto.» Revíselo y envíelo.

Lo que ve el cliente. El cliente abre el PDF con la contraseña y encuentra los tres botones en la última página. Un clic abre un mensaje nuevo para su dirección de conformidad, con la opción, el nombre del documento y la referencia en el asunto, y la opción, la referencia, el código y la declaración en el texto. Con Aún no de acuerdo, el cliente escribe su comentario debajo. El cliente envía el mensaje él mismo, desde su propio buzón; no se abre ningún sitio web y no hay que escribir nada. Si el botón no funciona (no hay programa de correo en ese ordenador), la página explica debajo cómo puede el cliente enviar él mismo un correo con la referencia y el código.

El comentario del cliente se puede leer en el correo, como cualquier otro correo del cliente a usted.

Responder con un comentario confidencial. Debajo de los botones figura la dirección de la página de conformidad (pdfcreator.fabreasy.com/akkoord/). Si el cliente quiere dar un comentario que solo su despacho pueda leer, abre allí el documento con la contraseña, elige un botón y escribe el comentario. La página cifra el comentario en el navegador del cliente, con una clave propia de este documento, y prepara el correo en el propio programa de correo del cliente. El cliente lo envía él mismo, igual que con los botones. La página no establece ninguna conexión con Fabreasy: el documento, la contraseña y el comentario se quedan en el navegador. Solo su despacho puede abrir el comentario, con la clave que está en la carpeta de expedientes; SendReady lo hace automáticamente y muestra el comentario en Confirmaciones.

3. Recoger y revisar las respuestas

Abra Confirmaciones en SendReady. La lista sale de la carpeta de expedientes: cada envío con botones está en ella, también los de sus compañeros si usan la misma carpeta.

• Leer buzones lee la Bandeja de entrada y el Correo no deseado en el Outlook clásico, solo en lectura. SendReady no mueve nada, no marca nada y no envía nada. Cada respuesta va a la carpeta de expedientes con los encabezados tal como llegó (el .msg), con el resultado al lado. Sin su permiso, SendReady no lee nada; la página muestra entonces Dar permiso….
• Arrastrar también funciona: uno o varios correos directamente desde Outlook a la lista, o un .eml o .msg guardado. Añadir correo de respuesta… hace lo mismo con un archivo. Ese es el camino con el nuevo Outlook (que no deja leer a SendReady) y con el correo web: guarde el correo y arrástrelo.

Recoger o arrastrar dos veces el mismo correo no hace daño: se guarda una sola vez.

Los estados.

Haga clic en una línea: debajo aparecen el comentario del cliente y una línea en palabras, por ejemplo «Respuesta de cliente@ejemplo.es · código correcto: abierto con la contraseña · control del correo superado (ejemplo.es)». El control del correo es lo que su propio servidor de correo dijo sobre el remitente (DKIM, SPF, DMARC); SendReady solo mira lo que añadió su propio servidor, no lo que el remitente puede enviar por su cuenta.

Si llegan dos respuestas a un mismo envío, cuenta la más reciente: un cliente puede pasar de «aún no de acuerdo» a «de acuerdo».

Preparar un recordatorio… abre un correo nuevo al cliente con un texto breve: abra el documento con su contraseña y elija un botón en la última página. No lleva ningún enlace; los botones están en el documento que el cliente ya tiene.

Marcar como caducado… es para un envío que ya no hace falta, por ejemplo porque el documento no sigue adelante. Un correo enviado no vuelve: avise usted mismo al cliente de que ya no hace falta responder. Si después llega aun así una respuesta, la línea pasa a Revisar.

Una versión nueva. Envíe el documento ajustado con el mismo nombre al mismo cliente. Recibe una referencia nueva y códigos nuevos, porque una conformidad corresponde a la versión definitiva. El envío anterior pasa a Sustituido. Si el cliente responde aún a la versión antigua, se indica: «atención: respuesta a una versión anterior».

Abrir informe (o doble clic en una línea) abre el informe de ese envío: el estado, el desarrollo con las horas y qué es cada archivo de la carpeta. Está en la carpeta como Informe de conformidad - <documento>.pdf, y SendReady lo vuelve a crear con cada respuesta, al marcar el envío como caducado y con una nueva versión. Cada hora indica de qué reloj viene: preparado (el PC que creó el correo), recibido (el servidor de correo de su despacho) y registrado (el PC que escribió la respuesta en la carpeta).

Abrir carpeta abre la carpeta en sí. Contiene, además del informe:

• verzending.txt: referencia, nombre del documento, destinatario, dirección de conformidad, hora, los códigos, el valor hash del documento enviado, la clave del archivo, y la versión anterior si la hubo;
• verzonden.pdf: exactamente el archivo que recibió el cliente;
• por cada respuesta, el correo tal como llegó (reactie-<hora>.msg o .eml) y el resultado (reactie-<hora>.txt);
• stand.txt si marcó el envío como caducado.

Son archivos normales, que se pueden leer sin Fabreasy. Comprobar si es el mismo archivo… busca un documento en la carpeta de expedientes por su valor hash; vea Comprobar si es el mismo archivo. Exportar resumen… crea un archivo para Excel con las líneas que hay ahora en la lista.

4. Conservar

La documentación es de su despacho y solo está en su carpeta de expedientes. Consérvela el tiempo que exijan sus normas profesionales. Fabreasy nunca borra nada en esa carpeta, tampoco cuando se desinstala o reinstala SendReady.

• Incluya la carpeta de expedientes en la copia de seguridad habitual del despacho.
• Dé acceso solo a quien pueda ver los expedientes. En la carpeta está la clave que abre el documento enviado; no es más secreta que el propio documento, que su despacho ya tiene.
• Puede mover la carpeta de un envío completa a su sistema de gestión documental. Hágalo solo cuando ya no espere ninguna respuesta: SendReady solo valora una respuesta si la carpeta de ese envío está en la carpeta de expedientes.

5. Lo que Fabreasy sabe y lo que no

El correo del cliente va por el proveedor de correo del cliente al proveedor de correo de su despacho, como cualquier otro correo.

6. ¿Y si…?

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Fabreasy SendReady & Confirm

Comprobar si es el mismo archivo

En medio minuto ve si un documento es exactamente el archivo que envió con botones y al que respondió el cliente. Con el valor hash, también el cliente puede comprobar sobre qué archivo trataba una respuesta.

Qué es

SendReady calcula el valor hash del documento y lo busca en la carpeta de expedientes de la conformidad por correo. Verde significa: se envió exactamente este archivo, y las respuestas están en la carpeta de ese envío.

Un valor hash corresponde a un único archivo. Un documento que se volvió a guardar o se modificó después del envío, aunque sea en un solo carácter, tiene otro. En cada envío con botones, el procesador guarda el archivo enviado en la carpeta de expedientes (verzonden.pdf), con su valor hash en verzending.txt.

La documentación en sí está en su carpeta de expedientes: por cada envío, el documento enviado, cada correo de respuesta tal como llegó y un informe (Informe de conformidad - <documento>.pdf) que resume qué pasó y cuándo, y qué es cada archivo de la carpeta. SendReady vuelve a crear el informe con cada respuesta; en la ventana Confirmaciones lo abre con Abrir informe o con doble clic en una línea. Con Exportar resumen… guarda los envíos de la lista como CSV. Fabreasy no firma nada y no ve ningún documento ni ninguna respuesta.

Si en Conjuntos de membrete tiene un conjunto que firma los PDF digitalmente con su certificado, el menú del botón derecho en Confirmaciones ofrece también Guardar informe firmado…: SendReady guarda una copia del informe y la firma. Introduce el PIN de la tarjeta o del token USB; el PDF recibe una firma con sello de tiempo del emisor, y cualquier lector de PDF muestra si ha cambiado desde que se guardó. Una copia, porque el informe en sí se vuelve a crear con la siguiente respuesta. Es su propia firma; Fabreasy no firma nada.

La ventana en SendReady, con el resultado que quiere ver: verde, exactamente este archivo, y el envío al que se respondió.

Cómo hacerlo

Así funciona a partir de SendReady 3.0.105. La comprobación se hace en su ordenador; no se envía nada por internet.

1. En SendReady, abra la ventana Confirmaciones y haga clic en Comprobar si es el mismo archivo….
2. Arrastre el documento a la zona de la ventana, o haga clic en Elegir archivo…. Es el documento enviado: verzonden.pdf de la carpeta del envío, el adjunto de sus Elementos enviados, o el PDF que el cliente le devuelve. No el correo de respuesta. SendReady también reconoce el archivo que arrastró a Drag & Drop para crearlo: como archivo de origen.
3. Lea el resultado.

La ventana dice sobre qué archivo trataba una respuesta. Si una respuesta es válida (el código, la dirección, el control del correo) lo ve en Confirmaciones, en la propia línea.

Explicación para el cliente

La respuesta es un correo que envió el propio cliente; hay una copia en sus propios Elementos enviados. Lo que conserva su despacho, la carpeta de expedientes con el documento enviado y el correo de respuesta, es documentación de su despacho, como un correo guardado. Lo que el cliente puede comprobar por sí mismo es sobre qué archivo trataba una respuesta:

• El valor hash corresponde a un único archivo. verzending.txt en la carpeta del envío, la ventana Confirmaciones y el PDF de una respuesta muestran el valor hash del documento enviado. Un documento modificado después tiene otro.
• El cliente compara los valores hash. El cliente pide ese valor hash a su despacho, calcula el valor hash del PDF de su propio buzón y los compara. Si coinciden, la respuesta trataba exactamente sobre ese archivo.
• Fabreasy no firma nada y no ve nada. El documento, los botones y la respuesta van de buzón a buzón; Fabreasy no está en medio. Si un PDF de una respuesta lleva una firma digital, es la del despacho, con su propio certificado; el lector de PDF muestra entonces si el PDF ha cambiado desde que se guardó.

Si el cliente le pide el valor hash, dele el de verzending.txt o el de la ventana Confirmaciones.

Lo que no muestra

Quién pulsó el botón. Una respuesta con un código válido muestra que el documento se abrió con la contraseña, porque el código solo está en la parte cifrada, y que el correo vino de esa dirección. Cualquier persona con acceso al buzón del cliente que tenga la contraseña puede responder. Es un acuerdo de trabajo con el cliente, no una firma. Si hay que firmar un documento, la conformidad por correo no es el camino: use una firma en papel o una firma electrónica cualificada.

La conformidad por correo tampoco es un servicio de confianza en el sentido del Reglamento eIDAS: el documento y la respuesta no pasan por Fabreasy, y Fabreasy no guarda nada.

Cuándo usarlo

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Fabreasy SendReady & Confirm

¿Y si…?

La conformidad por correo es tan sólida como el buzón del cliente, la contraseña del documento y el ordenador del despacho. Quien tenga acceso a ellos puede responder en nombre del cliente o enviar en nombre del despacho. Lo que usted guarda en la carpeta de expedientes (el documento enviado, los códigos y los correos de respuesta) es documentación del despacho. Para cada situación, qué ocurre y qué hace usted; las situaciones en torno al correo del propio cliente (otra dirección, sin código, el nuevo Outlook) están en la página Conformidad por correo, en ¿Y si…?

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Administración

Una semana con el Fabreasy Portal

Sanne Verhoeven es la jefa de oficina de De Linde, una asesoría contable de Utrecht. En el despacho trabajan seis personas con Fabreasy PDF Creator y SendReady. Sanne se ocupa de la licencia, y lo hace en el Fabreasy Portal. Acompáñela durante una semana: cada día una pestaña distinta, con las pantallas tal como usted las verá. Todo lo que conviene saber de cada opción está en la Guía de referencia.

El despacho, los nombres, las direcciones y los importes de esta historia son ficticios.

Lunes 08:30 — Sanne inicia sesión

Sanne no tiene contraseña para el portal, ni le hace falta. Abre pdfcreator.fabreasy.com/my-license, escribe la dirección de correo a la que está registrada la licencia y hace clic en Envíame un enlace de acceso.

Un minuto después tiene el correo en la bandeja de entrada. Hace clic en el enlace y ve una página con un solo botón:

¿Por qué ese clic de más? El sistema de seguridad del correo de De Linde abre todos los enlaces antes de que Sanne lea el mensaje. Sin el botón, ese escáner gastaría el enlace. Así, el enlace solo cuenta como usado cuando la propia Sanne pulsa Iniciar sesión.

Conviene saber

• El enlace es válido durante 30 minutos y funciona una sola vez.
• Después de iniciar sesión, Sanne sigue conectada durante 2 horas.
• ¿No le ha llegado el correo? Mire en la carpeta Correo no deseado o solicite un enlace nuevo.

Lunes 08:40 — ¿Cómo estamos?

El portal se abre en la pestaña Licencia. De un vistazo, Sanne ve lo que tiene el despacho: PDF Creator con SendReady, a nombre de De Linde, válida durante 150 días más y con 6 de las 10 plazas de usuario ocupadas.

Abajo se indica qué ocurre en la fecha de fin. En De Linde la licencia no se renueva sola. Sanne recibe un recordatorio treinta días antes y otro siete días antes, y entonces renueva con el botón Renovar o ampliar. Si el despacho tuviera la renovación automática, aquí figurarían el importe y la fecha del cargo, con un botón para detenerla.

En la parte superior de cada página están la clave de licencia y el contador «6 / 10 usuarios». Sanne los tiene a la vista en todas las pestañas.

Lunes 09:00 — Ruben trabaja desde casa

Llama el socio Ruben Bakker: ha instalado SendReady en el ordenador de casa, pero allí todavía no puede usar las contraseñas de los clientes. Sanne abre la pestaña Usuarios.

Aquí nadie ha dado de alta a los compañeros: cada usuario se registra solo la primera vez que inicia Fabreasy, siempre que quede una plaza libre. Ruben tiene ahora dos dispositivos. El portátil del despacho ya funciona; el ordenador de casa está pendiente de aprobación. Sanne reconoce el dispositivo y hace clic en Aprobar. La próxima vez que se inicie, el ordenador de casa recogerá su acceso.

Si Sanne no hubiera reconocido el dispositivo, lo habría quitado con ×. Así, un ordenador desconocido nunca llega a las contraseñas de los clientes.

Conviene saber

• Se incluyen dos dispositivos por usuario. El tercero y el cuarto cuentan juntos como un usuario adicional.
• Un dispositivo sin actividad durante 30 días se elimina automáticamente.
• Si un compañero deja el despacho, Sanne lo quita con Eliminar. La plaza queda libre al instante.
• Restablecer todos los usuarios los elimina a todos a la vez, por ejemplo tras una reorganización. Como comprobación, Sanne tiene que escribir la clave de licencia; después, todos se vuelven a registrar automáticamente.

Martes — ¿Quién puede hacer qué?

Tom Vos, que acaba de incorporarse a Cuentas anuales, quiere añadir en SendReady un cliente nuevo para todo su departamento. No puede. Y es lo correcto: Tom es miembro de Cuentas anuales, no gestor. Sanne le enseña la pestaña Departamentos.

Cada compañero tiene una fila y cada departamento una columna. En cada departamento, Sanne elige –, Miembro o Gestor:

Es decir: solo un gestor puede añadir clientes compartidos. A partir de ahora, Tom se lo pide a Joost. Si Tom tiene que poder hacerlo él mismo, Sanne lo pone como Gestor en Cuentas anuales y hace clic en Guardar departamentos y gestores. Tom verá el cambio la próxima vez que inicie SendReady.

Conviene saber

• Sanne crea un departamento nuevo abajo, en Nuevo departamento.
• Si elimina un departamento, sus clientes pasan a ser de todo el despacho. No se pierde ninguna dirección.
• Mientras no se haya marcado ni un solo gestor, todos pueden hacerlo todo. Es práctico para un profesional que trabaja solo; en cuanto usted marca un gestor, las reglas valen para todos.
• Las direcciones de los clientes no están en el portal. Las gestiona un gestor en SendReady.

Miércoles — ¿Qué estamos esperando?

Hay que enviar las declaraciones de impuestos. Fatima las envía con los botones de conformidad: en la última página del PDF están De acuerdo, Aún no de acuerdo y No continuar. Un clic prepara en el ordenador del cliente un correo al despacho, que el cliente envía él mismo.

Sanne quiere saber cómo va todo, pero para eso no necesita el portal. Las respuestas van del buzón del cliente a la dirección de conformidad de De Linde; Fabreasy no recibe nada, así que el portal tampoco las muestra. Sanne abre SendReady, ventana Confirmaciones, y hace clic en Leer buzones. Como el despacho tiene una carpeta de expedientes compartida, ve allí también los envíos de Fatima: dos esperan respuesta y uno está en Revisar porque el cliente respondió desde una dirección privada. Fatima llama un momento a ese cliente.

El socio Ruben también quiere poder seguir ese resumen. Sanne ya lo había invitado como gestor del portal para eso, pero no hace falta: con la misma carpeta de expedientes ve exactamente lo mismo en SendReady, en su propio ordenador.

Cómo funciona y qué hay que configurar está en la página Conformidad por correo.

Jueves — Llegan más compañeros

En noviembre empiezan dos asistentes nuevos. Aún quedan cuatro plazas libres, así que caben. Aun así, Sanne mira ya en Ampliar o renovar cuánto costaría si el despacho sigue creciendo.

• Usuarios adicionales. Sanne indica el número y el importe se calcula al momento. Solo paga a prorrata hasta la fecha de fin de la licencia, y ve los importes sin IVA y con IVA.
• Más usuarios de SendReady. De Linde ya tiene SendReady; aquí Sanne convierte usuarios de PDF Creator en usuarios de SendReady. Paga la diferencia por usuario, con Confirm, a prorrata hasta la fecha de fin. Un despacho que solo tiene PDF Creator ve aquí Añadir SendReady, y uno con SendReady sin Confirm ve también Añadir Confirm.
• Renovar. Es posible desde treinta días antes de la fecha de fin; hasta entonces figura aquí la fecha a partir de la cual se puede. Esperar no le cuesta ni un día: la renovación siempre se cuenta desde la fecha de fin actual. Al renovar, Sanne elige también el número de usuarios para el nuevo año.

Ir al pago abre la página de pago en una pestaña nueva. Tras el pago, el cambio se aplica al instante y la factura aparece en la pestaña Facturas.

Los importes de la captura de pantalla son un ejemplo; el portal muestra siempre el precio que corresponde a su licencia.

Viernes — Administración

Administración pide las facturas de este año, con la dirección correcta. Sanne abre Facturas.

Arriba están todas las facturas de la licencia; con pdf descarga la que necesita. Debajo están los datos de facturación: nombre de la empresa, persona de contacto y dirección. Lo que cambie aquí y guarde con Guardar figurará en la próxima factura. Las facturas ya enviadas no cambian.

En realidad, Administración prefiere ocuparse de esto ella misma a partir de ahora. Por eso Sanne añade la dirección de correo de Administración como gestor, en la pestaña Gestores.

Escribe la dirección de correo y hace clic en Invitar. Administración recibe un correo con un enlace de confirmación, válido durante 24 horas. Tras un clic en Confirmar e iniciar sesión, el estado pasa a «Confirmado» y, a partir de entonces, Administración puede iniciar sesión por su cuenta con un enlace de acceso.

En la lista figura también una invitación para Ruben: «Pendiente de confirmación». Ya no hace falta: Ruben sigue las respuestas en SendReady (miércoles). Sanne hace clic en Eliminar, en esa misma fila.

Atención: un gestor puede hacer todo lo que hace Sanne: eliminar usuarios, hacer pagos y añadir o eliminar a otros gestores. Así que no haga gestor a nadie que solo quiera seguir el progreso.

Viernes 17:00 — Cerrar sesión

Sanne ha terminado y hace clic en Cerrar sesión, a la derecha de las pestañas. En su propio ordenador la sesión caducaría sola al cabo de 2 horas, pero esta semana trabaja en el ordenador compartido de recepción. Si no cerrara la sesión, la siguiente persona que lo usara podría ver allí, durante un máximo de 2 horas, la clave de licencia, los compañeros y las facturas.

La semana que viene volverá a iniciar sesión con un enlace nuevo. Todas las opciones y todos los avisos de cada pestaña están en la Guía de referencia.

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Administración

Guía de referencia: todas las opciones del Fabreasy Portal

En el Fabreasy Portal gestiona su licencia de Fabreasy: quién usa Fabreasy, cómo se divide su organización y sus facturas. Este manual recorre las pestañas una por una.

Cómo acceder al Fabreasy Portal

Este enlace le lleva al portal. Necesita la dirección de correo asociada a la licencia; el enlace de acceso se envía a esa dirección:

https://pdfcreator.fabreasy.com/my-license/

Iniciar sesión

Se inicia sesión con un enlace que llega por correo; no hay contraseña.

1. Abra la página del portal e introduzca la dirección de correo a la que está registrada la licencia, o la de un gestor confirmado.
2. Haga clic en Envíame un enlace de acceso. Siempre verá el mismo mensaje, aunque la dirección no sea conocida; así nadie puede ir probando direcciones para saber cuáles son de clientes.
3. Abra el correo y haga clic en el enlace. En la página que se abre, haga clic en Iniciar sesión.

El clic adicional en Iniciar sesión es intencionado. Los sistemas de seguridad del correo, como Microsoft Safe Links, abren los enlaces antes de que usted lea el mensaje. Sin ese botón, el escáner gastaría su enlace.

¿Aparece «Este enlace ha caducado o ya se ha utilizado»? Solicite uno nuevo en la misma página. Si un pago automático ha fallado y la licencia queda en espera durante un tiempo, puede seguir iniciando sesión. Con una licencia retirada, ya no es posible.

Si llega a través de un enlace de un correo de recordatorio, por ejemplo «renovar», el portal se abre directamente en esa pestaña tras iniciar sesión.

Licencia

La primera pestaña muestra qué tiene y hasta cuándo. En la parte superior de cada página figuran además la clave de licencia y el número de usuarios, por ejemplo «2 / 25 usuarios».

Renovar o ampliar lleva a la pestaña Ampliar o renovar.

Debajo se indica qué ocurre en la fecha de fin:

• Sin renovación automática. La renovación la hace usted. Fabreasy le envía un recordatorio treinta días antes y otro siete días antes.
• Renovación automática. Ve la fecha y el importe que se cargará entonces. Con Detener la renovación automática la desactiva; su licencia sigue vigente hasta la fecha de fin.
• Suscripción a través de Dodo. El enlace Gestionar suscripción abre el área de cliente del servicio de pago. Allí puede cancelarla o cambiar el método de pago o el número de usuarios.

Si hay una prueba de SendReady en curso, arriba aparece un bloque amarillo. Indica hasta cuándo dura la prueba y cuándo se borrarán sus datos (direcciones y contraseñas de los destinatarios). Si compra antes de esa fecha, todo se mantiene; el botón Comprar o ampliar le lleva a la compra. ¿Ha comprado una licencia aparte con SendReady y Confirm con la misma dirección de correo electrónico? Entonces recibirá en el plazo de un día un correo con un botón para trasladar a ella los datos de la prueba; sin ese clic, se borran en la fecha indicada. Su aceptación del acuerdo de encargo del tratamiento no se traslada: vuelve a darla para la licencia comprada.

Usuarios

Aquí figuran todas las personas que usan Fabreasy con esta licencia. No tiene que dar de alta a nadie: un usuario se registra solo la primera vez que inicia Fabreasy, siempre que quede una plaza libre.

Dispositivos. Se incluyen dos dispositivos por usuario. El tercero y el cuarto cuentan juntos como un usuario adicional. Un dispositivo sin actividad durante 30 días se elimina automáticamente. Si un usuario tiene más de un dispositivo, cada uno lleva detrás una × para quitar solo ese dispositivo. Si más adelante vuelve a conectarse, regresa cuando haya una plaza libre.

Aprobar (SendReady). Cada dispositivo adicional de un usuario solo obtiene acceso al portal de contraseñas cuando usted lo aprueba. Entonces ve «pendiente de aprobación» con el botón Aprobar. Si hay varios esperando, Aprobar todo los aprueba de una vez. Tras la aprobación, el ordenador recoge su acceso en el siguiente contacto.

Nueva contraseña de organización (SendReady). Si un usuario que no es gestor de la organización solicita una nueva contraseña de la organización, aquí aparece un bloque amarillo con Aprobar y Rechazar. Una vez aprobada, la contraseña nueva vale para los compañeros que todavía tienen que unirse; los ordenadores ya conectados no notan nada. Si no reconoce la solicitud, recházela.

Eliminar. Quite con Eliminar a un compañero que ha dejado el despacho o un ordenador que se ha sustituido. La plaza queda libre. Atención: si después ese usuario vuelve a iniciar Fabreasy, se registra de nuevo mientras quede una plaza libre.

Restablecer todos los usuarios. Elimina de una vez todos los usuarios y dispositivos, por ejemplo tras una reorganización. Para confirmarlo, escriba la clave de licencia. Después, cada usuario se vuelve a registrar la próxima vez que inicia Fabreasy; eso ocurre automáticamente.

Departamentos

Con los departamentos y los gestores decide quién ve qué clientes en SendReady y quién puede añadir direcciones de correo. Solo un gestor añade una dirección para el departamento o para toda la organización; un miembro normal, no. Esta pestaña solo aparece si su licencia incluye SendReady y hay al menos un usuario.

Las direcciones de los clientes no están en el portal. Las gestiona un gestor en SendReady; el portal solo se ocupa de personas y permisos.

La tabla. Cada usuario tiene una fila y cada departamento una columna. En cada departamento elige:

La columna Gestores de la organización va primero. Un gestor de la organización gestiona todos los departamentos y los clientes de toda la organización. Un usuario puede estar en varios departamentos. Después de hacer cambios, haga clic en Guardar departamentos y gestores. Los usuarios verán el cambio la próxima vez que inicien SendReady.

¿Quién puede añadir qué direcciones? En SendReady, cada dirección de cliente pertenece a un nivel. De ese nivel depende quién ve la dirección y quién puede añadirla, cambiarla o eliminarla:

Un ejemplo con la tabla de arriba: eelco es gestor de la organización y puede añadir direcciones para toda la organización y para cada departamento. Si pone a Mireille como Miembro en «ventas», Mireille ve todos los clientes de ventas, pero no puede añadir ninguno. Para eso, elija Gestor.

Mientras en toda la licencia no se haya marcado ni un solo gestor, todos pueden añadir direcciones en cualquier nivel. Es práctico para un profesional que trabaja solo. En cuanto marca un gestor, las reglas de la tabla valen para todos.

En la tabla, cada usuario ocupa dos líneas: arriba el nombre para mostrar y debajo el nombre de usuario de Windows.

Añadir un departamento. En Departamentos, escriba un nombre en Nuevo departamento y haga clic en Añadir. Si el nombre ya existe, no se añade nada y aparece un aviso.

Eliminar un departamento. Haga clic en Eliminar, junto al departamento. Sus clientes pasan a ser clientes de toda la organización, así que no se pierde ninguna dirección. Sus miembros siguen siendo usuarios.

Avisos en esta pestaña:

• Aún no hay gestores. En ese caso, cualquier usuario puede añadir y eliminar clientes en cualquier nivel. Designe gestores para restringirlo.
• No hay gestor de la organización. Hay gestores de departamento, pero nadie puede añadir ni eliminar clientes de toda la organización. Marque un gestor de la organización.

Conformidad con documentos

El portal de clientes no tiene ninguna pestaña para las respuestas a documentos. Desde SendReady 3.0.105, el cliente envía una respuesta directamente desde su propio buzón a la dirección de conformidad de su despacho; Fabreasy no recibe nada. Usted sigue las respuestas en SendReady, ventana Confirmaciones, y se guardan en la carpeta de expedientes de su despacho. Cómo funciona: Conformidad por correo.

Si un cliente abre aún un enlace de un correo antiguo, de cuando Confirm funcionaba a través del servidor, ve una breve explicación de que ya no se puede responder de esa manera.

Una respuesta es un acuerdo de trabajo con su cliente: qué versión, qué opción y cuándo. No es una firma ni una aprobación formal. Si necesita una firma, use una firma en papel o una firma electrónica cualificada.

Ampliar o renovar

Aquí compra extras o renueva, al precio que corresponde a su licencia. Cada importe figura sin IVA y con IVA. Si se aplica la inversión del sujeto pasivo o está fuera de la UE, pone «sin IVA».

Añadir SendReady solo aparece si todavía no tiene SendReady; después la línea se llama Más usuarios de SendReady. Si hay una prueba de SendReady en curso, esta compra convierte la prueba; todo lo de la prueba se mantiene. Añadir Confirm aparece si tiene SendReady sin Confirm.

Renovar es posible desde treinta días antes de la fecha de fin. Antes de eso figura la fecha a partir de la cual puede renovar. Esperar no le cuesta ni un día: la renovación siempre se cuenta desde su fecha de fin actual, y la nueva fecha aparece al lado. Si la licencia ya ha caducado, el nuevo año empieza a contar hoy.

El importe de la renovación sigue su licencia: usuarios de PDF Creator, usuarios de SendReady y Confirm, cada uno con su propio precio. Al renovar elige también el número de usuarios para el nuevo año. Puede ser mayor o menor, y se aplica justo después del pago. Un número inferior al de usuarios que hay ahora en uso solo es posible después de eliminar usuarios en la pestaña Usuarios.

Si tiene derecho a un descuento por volver como cliente, verá el precio anterior tachado, el porcentaje y hasta cuándo vale el descuento.

Ir al pago abre la página de pago en una pestaña nueva. Tras el pago, el cambio se aplica al instante y la factura aparece en la pestaña Facturas.

Facturas

Aquí descarga sus facturas e indica los datos que figurarán en la próxima factura.

Sus facturas. De cada factura ve el número, la fecha, la descripción y el importe con IVA. Haga clic en pdf para descargarla. Si todavía no hay facturas, se indica.

Datos de facturación. Introduzca lo que debe figurar en su factura y haga clic en Guardar:

• Nombre de la empresa
• Persona de contacto
• Dirección (varias líneas)

Los datos valen para la próxima factura. Las facturas ya enviadas no cambian. El nombre de la empresa y la persona de contacto aparecen también como titular en la pestaña Licencia.

Gestores

Además del propietario de la licencia, otras personas pueden gestionar el portal, por ejemplo el departamento de administración. El propietario (la dirección de correo a la que está registrada la licencia) conserva siempre el acceso.

Añadir a alguien

1. Escriba la dirección de correo en Añadir un nuevo gestor y haga clic en Invitar.
2. El nuevo gestor recibe un correo con un enlace de confirmación, válido durante 24 horas.
3. El nuevo gestor abre el enlace, hace clic en Confirmar e iniciar sesión y queda conectado al momento.

Hasta esa confirmación, el estado es «Pendiente de confirmación» y esa dirección no puede iniciar sesión. Si el enlace ha caducado, vuelva a invitar a la misma dirección. A partir de ahí, un gestor inicia sesión igual que el propietario: con un enlace de acceso por correo.

Eliminar a alguien. Haga clic en Eliminar, junto a la dirección. Al propietario no lo puede eliminar aquí.

Cada gestor confirmado puede hacer en el portal todo lo que hace el propietario: eliminar usuarios, comprar extras y renovar, descargar facturas y añadir o eliminar a otros gestores. Invite, por tanto, solo a personas autorizadas para todo eso.

Cerrar sesión y preguntas frecuentes

Cuando termine, haga clic en Cerrar sesión, a la derecha de las pestañas, sobre todo en un ordenador compartido o en un servidor de terminales. Si no, la siguiente persona que use ese ordenador podrá ver durante un máximo de 2 horas su clave de licencia, sus usuarios y sus facturas.

No me llega el enlace de acceso. Mire en la carpeta Correo no deseado. Use la dirección a la que está registrada la licencia, o la de un gestor confirmado. Un enlace es válido durante 30 minutos; pasado ese tiempo, solicite uno nuevo.

El enlace dice que «ha caducado o ya se ha utilizado», pero acabo de abrirlo. Entonces tenía más de 30 minutos o ya se había usado. Solicite uno nuevo y, en la página, haga clic en Iniciar sesión.

Un compañero ha dejado el despacho. Elimínelo en la pestaña Usuarios. La plaza queda libre al instante.

Un compañero nuevo no puede usar Fabreasy. Probablemente todas las plazas están ocupadas. Elimine a alguien que ya no esté o compre usuarios adicionales en Ampliar o renovar.

Un empleado tiene un portátil nuevo. El dispositivo nuevo se registra solo. Con SendReady, primero lo aprueba en la pestaña Usuarios. El dispositivo antiguo se elimina automáticamente a los 30 días, o lo quita usted con ×.

Alguien solo quiere ver qué documentos tienen la conformidad. Eso no está en el portal, sino en SendReady, ventana Confirmaciones, en cada ordenador con la misma carpeta de expedientes. No haga gestor del portal a nadie para eso.

Mi licencia no se renueva sola. Es lo correcto, salvo que haya elegido la renovación automática. Recibirá un recordatorio treinta días antes y otro siete días antes, y podrá renovar en Ampliar o renovar.

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Administración

Licencia y puestos de trabajo

Una licencia de Fabreasy es una clave que empieza por FBR-. La licencia es por usuario: por persona con su propia cuenta de Windows, no por ordenador.

Introducir una clave de licencia

1. En el Dashboard, haga clic en Introducir licencia…, o abra Setup, pestaña Licencia, y haga clic en Comprar o introducir una licencia.
2. Haga clic en Ingrese licencia y pegue la clave en el campo, o haga clic en Pegar desde el portapapeles. Fabreasy quita por sí mismo los espacios y los saltos de línea.
3. Haga clic en Aplicar licencia.

Verá ¡Licencia válida encontrada y activada! y después los datos de la licencia: fecha de fin, empresa, administradores y si incluye SendReady. Para introducirla se necesita internet.

¿Todavía tiene una clave de una versión anterior de Fabreasy? También puede introducirla; Fabreasy la cambia por una nueva.

Usuarios y ordenadores

Un usuario sigue ocupando un puesto, también sin ordenadores, hasta que el administrador lo elimina en el Fabreasy Portal o hasta que Fabreasy se desinstala, con conexión a internet, del último ordenador de ese usuario.

Si todos los puestos están en uso, al introducir la licencia aparece NO LICENSES LEFT. El administrador puede entonces liberar un puesto o ampliar la licencia en el Fabreasy Portal.

Solicitar una licencia a su administrador

¿No tiene una clave propia, pero alguien de su organización gestiona la licencia? Solicite entonces un puesto:

1. Al introducir la licencia, haga clic en ¿Sin clave? Pídasela a su administrador.
2. Escriba la dirección de correo del administrador y haga clic en Enviar solicitud. Verá cómo ve el administrador su solicitud: el nombre del ordenador y su nombre de usuario.
3. El administrador recibe un correo y aprueba la solicitud en el Fabreasy Portal, pestaña Usuarios.
4. En cuanto lo haya hecho, Fabreasy funciona solo. No hace falta dejar la ventana abierta; con Comprobar ahora lo comprueba al momento.

Siempre recibe el aviso de que la solicitud se ha enviado, también si la dirección no pertenece a ninguna licencia. Si no ocurre nada, compruebe la dirección con su administrador y elija Otra dirección. Una solicitud que no se ha aprobado en 14 días caduca.

Implantar en una organización (para TI)

Un administrador puede activar Fabreasy en todos los PC a la vez, sin que los usuarios tengan que hacer nada:

En una instalación silenciosa, el programa de instalación no cierra Word ni Excel; asegúrese de que estén cerrados.

SendReady en la misma licencia

Una licencia puede tener usuarios con y sin SendReady. Si su licencia todavía tiene un puesto de SendReady libre, puede ocuparlo usted mismo con Ocupar un puesto de SendReady en el Dashboard. Si están todos ocupados, pídaselo a su administrador. Confirm lo activa el administrador para toda la licencia: se aplica entonces a todos los que tienen SendReady. Vea Tres versiones.

Sin internet

Fabreasy comprueba la licencia en segundo plano. Si en algún momento no hay conexión, una licencia de pago sigue funcionando:

• hasta 30 días después de la fecha de fin de la licencia;
• en una licencia sin fecha de fin, hasta un año después de la última comprobación correcta.

Cuando se acerca ese límite, recibe un aviso una vez al día. Cuando se alcanza, la creación de PDF se detiene hasta que el PC vuelva a tener conexión con pdfcreator.fabreasy.com; después, todo vuelve a funcionar enseguida.

Otro PC, o un compañero que se va

La gestión de la licencia, los usuarios y las facturas se hace en el Fabreasy Portal. Se describe en Guía de referencia: todas las opciones del Fabreasy Portal.

Actualizar a una versión nueva

Fabreasy comprueba cada día si hay una versión nueva, pero no instala nada por sí mismo. En Setup, pestaña Acerca de, y en la parte inferior del Dashboard aparece entonces la versión más reciente junto a la versión instalada. El botón Cómo actualizar abre la página con la versión más reciente.

1. Descargue el programa de instalación, el mismo que usó antes (Creator o SendReady).
2. Inícielo como administrador y elija Yes en la pregunta sobre la instalación existente.
3. La versión antigua se desinstala y se instala la nueva. Su licencia, sus ajustes, su membrete y sus firmas se conservan.

Desinstalar y volver a instalar Fabreasy

Desinstale Fabreasy desde Configuración > Aplicaciones de Windows. Si el PC tiene internet, Fabreasy da de baja este ordenador; si era el último ordenador del usuario, el puesto queda libre. El programa pregunta si quiere conservar sus datos (Do you want to KEEP all Fabreasy user data?). Con Yes se conservan sus ajustes, su membrete y sus firmas.

Fabreasy guarda su clave de licencia de forma segura en el PC, cifrada para su cuenta de Windows. Si más adelante vuelve a instalar Fabreasy, la licencia se activa de nuevo sola; no tiene que buscar la clave.

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Administración

Llevar los ajustes a otro PC

Con un archivo de exportación se lleva una instalación completa: todos los ajustes, todos los conjuntos de membrete, el membrete, las firmas y la licencia. Es útil con un PC nuevo, para que un compañero nuevo empiece con la misma configuración, o como primer paso seguro antes de restablecer los ajustes ante un problema (consulte Solución de problemas).

¿Solo quiere dar uno o varios conjuntos a un compañero? Use entonces Compartir… en Conjuntos de membrete: eso añade conjuntos y deja el resto como está. Consulte Compartir conjuntos y la carpeta de la empresa.

Exportar

1. Abra Setup, pestaña Acerca de.
2. Deje activado Incluir membrete si el membrete debe incluirse.
3. Haga clic en Exportar ajustes y elija un nombre y una ubicación. De forma predeterminada es Fabreasy_<nombre de usuario>.exp en Documentos.

Importar

1. Cierre SendReady si está abierto.
2. Abra Setup, pestaña Acerca de, y haga clic en Importar ajustes.
3. Lea la advertencia: importar sustituye todos los ajustes y conjuntos de membrete de este PC. Haga clic en Sí para continuar.
4. Elija el archivo .exp.

Fabreasy hace primero una copia de seguridad de los ajustes actuales e indica dónde está. Después de la importación, Setup se cierra. La licencia del archivo se registra en este PC como un puesto propio para este usuario.

Si en Importar ajustes elige un archivo .fabset, Fabreasy abre Conjuntos de membrete y los conjuntos se añaden en lugar de sustituirse.

Lo que no se incluye

• Contraseñas de los conjuntos. Después de la importación verá para qué conjuntos debe volver a introducir la contraseña; consulte Protección por conjunto.
• Contraseñas fijas por destinatario en SendReady. Las direcciones se incluyen, pero sus contraseñas solo se pueden leer en el PC antiguo. Más abajo se explica cómo llevarlas.
• Las estadísticas, las posiciones de las ventanas y el progreso de Primeros pasos.

Un archivo de soporte (consulte Solución de problemas) no es un archivo de exportación y no se puede importar.

Llevar las direcciones y contraseñas de SendReady

Una contraseña fija por destinatario está cifrada para su usuario de Windows en este PC. Por eso no se incluye en una exportación: un archivo de exportación suele enviarse por correo. Lleve las contraseñas con la copia de seguridad de SendReady:

1. En el PC antiguo, abra SendReady, Direcciones de correo, y haga clic en Copia de seguridad….
2. Elija una carpeta fuera del PC, por ejemplo OneDrive o una carpeta de red, y haga clic en Activar. Guarde la contraseña de copia de seguridad, por ejemplo con Guardar tarjeta (pdf)…. A partir de entonces, SendReady actualiza la copia por sí mismo después de cada cambio.
3. En el PC nuevo, abra SendReady, Direcciones de correo, Copia de seguridad…, y elija Restaurar desde una copia de seguridad existente…. Elija el archivo e introduzca la contraseña de copia de seguridad.

Active la copia de seguridad en cuanto use contraseñas fijas, no solo cuando reciba un PC nuevo: un PC averiado no avisa. Mientras no haya copia, SendReady muestra una línea naranja en Direcciones de correo.

Si su oficina trabaja con el portal de contraseñas, el PC nuevo obtiene las contraseñas del portal en cuanto introduzca allí la contraseña de la organización. Fabreasy no conoce la contraseña de copia de seguridad ni la contraseña de la organización: guárdelas usted mismo.

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Ayuda

Solución de problemas

¿Algo no funciona como espera? Empiece por las cinco comprobaciones de abajo: con ellas suele resolverse. Si no ayudan, siga los pasos para volver a la configuración predeterminada. Después encontrará, por tema, los avisos que puede ver y qué hacer con ellos.

Primero, compruebe esto

1. ¿Está desactivado añadir membrete? Es con diferencia la causa más frecuente cuando parece que Fabreasy ha dejado de funcionar: el PDF se crea, pero sin membrete. Añadir membrete es un único interruptor para Drag & Drop, la barra de la impresora y la cinta de Word y Excel. Un clic en el botón del membrete lo desactiva, también si ocurrió por descuido. Lo reconoce así:
   • Drag & Drop muestra una línea roja Membrete DESACTIVADO. Haga clic en Volver a activar.
   • En la barra de la impresora y en la cinta, el botón del membrete está en gris en lugar de en color. Ponga el ratón encima: verá Añadir membrete = desactivado. Haga clic en el botón para volver a activar el membrete. En la cinta aparece además, a la derecha, el grupo Atención.
   • Después de crear un PDF aparece la notificación de Windows Membrete DESACTIVADO: este PDF se ha creado sin membrete.
2. ¿Está elegido el conjunto correcto? Mire en Usar conjunto de membrete en Drag & Drop, en la barra de la impresora o en la cinta. Abra el conjunto en Conjuntos de membrete y compruebe si tiene una capa, si esa capa no está en Desactivado (no aplicar) y si junto a alguna hoja aparece ¡falta el archivo!.
3. ¿Después de imprimir no aparece ninguna barra ni ningún PDF? Abra Setup, pestaña Acerca de, y haga clic en Reparar ajustes. Eso restablece la conexión entre la impresora y Fabreasy.
4. ¿Tiene la versión más reciente? En Setup, pestaña Acerca de, ve qué versión está instalada y si hay una más reciente. Cómo actualizar se explica en Licencia y puestos de trabajo.
5. Reinicie el programa y, si no ayuda, el PC. Si se trata de Word o Excel, cierre todas las ventanas de Word o Excel y vuelva a abrirlas.

Volver paso a paso a la configuración predeterminada

¿El problema es difuso o vuelve una y otra vez? Averigüe entonces si se debe a sus ajustes. Siga los pasos en este orden y deténgase en cuanto el problema desaparezca.

1. Cree un archivo de soporte. Abra Setup, pestaña Acerca de, y haga clic en el botón con la dirección de correo de Fabreasy. El archivo zip se guarda en Documentos; todavía no hace falta enviar el correo. Hágalo primero: así guarda sus ajustes tal como estaban cuando surgió el problema.
2. Haga una exportación. En Setup, pestaña Acerca de, deje activado Incluir membrete y haga clic en Exportar ajustes. Recuerde dónde está el archivo .exp. Las contraseñas no se incluyen en una exportación.
3. Restablezca los ajustes básicos (el paso ligero). En Setup, pestaña Acerca de, haga clic en Restablecer todos los ajustes. Todos los ajustes vuelven a los valores predeterminados. Su licencia, sus conjuntos de membrete, sus firmas y las direcciones de SendReady con sus contraseñas se conservan. Después, Setup se cierra. Vuelva a intentarlo; si el problema ha desaparecido, ha terminado.
4. ¿Sigue sin resolverse? Haga un restablecimiento completo. En Setup, pestaña Acerca de, haga clic en Restablecer la aplicación. Todos los ajustes, conjuntos de membrete, firmas y conjuntos de firmas vuelven a los ajustes de fábrica. Su licencia y las direcciones de SendReady con sus contraseñas se conservan. Fabreasy crea primero una exportación en Documentos, carpeta Fabreasy\Reservekopie, y le indica dónde está. Después, Setup se cierra.
5. Pruebe con los ajustes predeterminados. En Drag & Drop, cree un PDF con Probar con la carta de ejemplo, o con el mismo documento con el que se produjo el problema. El PDF lleva ahora el membrete de ejemplo de Fabreasy, no el suyo; es lo previsto.
6. Recupere su exportación. En Setup, pestaña Acerca de, haga clic en Importar ajustes y elija su exportación del paso 2, o la del restablecimiento completo. Después, vuelva a introducir las contraseñas de sus conjuntos. Hágalo también si el problema seguía después del paso 5.
   • ¿Seguía el problema en el paso 5? Entonces no se debe a sus ajustes. Envíe el archivo de soporte del paso 1 (consulte «Ayuda de Fabreasy» más abajo) y describa lo que hizo y lo que vio.
   • ¿Volvió solo después de la importación? Entonces está en un ajuste o en un conjunto. Envíe un archivo de soporte nuevo e indique que volvió después de la importación.

Encontrará más sobre exportar e importar en Llevar los ajustes a otro PC.

Al instalar

Al crear un PDF

En Primeros pasos

Con la licencia

Con los ajustes

Ayuda de Fabreasy

El manual. El botón Ayuda del Dashboard y el signo de interrogación de los programas abren este manual, en la parte que trata de esa pantalla.

Enviar un archivo de soporte. Abra Setup, pestaña Acerca de, y haga clic en el botón con la dirección de correo de Fabreasy. Fabreasy crea un archivo zip en Documentos y abre un correo nuevo con ese archivo adjunto. Si no se puede adjuntar, el Explorador muestra el archivo; arrástrelo usted mismo al correo. El archivo de soporte contiene sus ajustes y archivos de registro, sin contraseñas, clave de licencia, direcciones de correo ni nombres de documentos.

Enviar una impresión. Si se trata de una impresión que no sale bien, puede que el soporte le pida activar Guardar mis impresiones para el soporte (7 días) en Setup, pestaña Acerca de. Después, vuelva a imprimir el documento y envíe el archivo de soporte. Pasados 7 días, la casilla se desactiva sola y las impresiones guardadas se borran.

Un error inesperado. Si aparece una ventana de error, haga clic en Enviar a Fabreasy. Eso envía solo el mensaje de error técnico y la versión, sin documentos, nombres ni direcciones de correo. Recibe una referencia; menciónela cuando se ponga en contacto.

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SendReady, la conformidad por correo y el portal

Las palabras de este manual, con el lugar donde las encontrará. «Cliente» es siempre la persona que recibe su documento.

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