Dag in het leven van….

Dag in het leven van boekhouder Petra zonder Fabreasy

Het is maandagochtend en Petra arriveert op kantoor. Terwijl zij haar computer opstart, denkt zij aan de volle agenda van vandaag: rapportages afronden voor een aantal cliënten en meerdere belastingaangiftes voorbereiden. Haar koffie staat al klaar, want ze weet dat het een drukke dag wordt.

  1. Ochtend: Rapportages genereren Petra opent de rapportage generator Pro Management en begint met het maken van financiële rapporten. Een van haar cliënten, een middelgroot bouwbedrijf, heeft dringend een kwartaalrapport nodig. De rapporten worden als PDF gegenereerd. Echter, voordat deze rapporten kunnen worden verstuurd, moeten ze worden voorzien van de huisstijl van het kantoor. Huidige werkwijze:
    • Rapporten worden eerst uitgeprint op briefpapier met het logo van het kantoor. Daarna worden ze opnieuw in gescand om ze digitaal te kunnen versturen.
    Het hele proces van printen en scannen kost Petra ongeveer 5 à 10 minuten per rapport.
  2. Middag: Belastingaangiftes voorbereiden Naast rapportages maakt Petra ook belastingaangiftes voor cliënten. Hiervoor gebruikt zij gespecialiseerde software, zoals Unit4 Fiscaal Gemak. Ook deze aangiftes moeten worden voorzien van branding voordat ze naar de cliënten worden verstuurd. Huidige werkwijze:
    • De aangifte wordt uitgeprint op briefpapier.
    • Daarna wordt het document opnieuw ingescand.
    Een gemiddelde belastingaangifte bestaat uit ongeveer 20 tot 50 pagina’s, wat flink wat tijd en papier kost. Dit proces kost Petra al gauw 10 minuten per aangifte.
  3. Kostenanalyse van de huidige werkwijze: Petra maakt een snelle berekening van de kosten:
    • Briefpapier (drukwerk): €0,044 per vel
    • Printerkosten: €0,017 per afdruk
    • Leasekosten MFP: €50 per maand
    • Tijd om te printen en scannen: 5 à 10 minuten per document
    Totale geschatte kosten per rapport/aangifte:
    • Materiaal- en printkosten inclusief leasekosten: Tussen €2,00 en €5,00 per document afhankelijk van het aantal pagina’s, inclusief de maandelijkse leasekosten van de MFP.
  4. Dagelijkse kosten zonder Fabreasy: Stel dat Peter gemiddeld 10 rapportages en 5 belastingaangiftes per dag verwerkt. Inclusief leasekosten van de MFP bedragen de totale dagelijkse kosten:
    • 10 rapportages x gemiddeld €5 per rapport = €50,005 belastingaangiftes van gemiddeld 30 pagina’s x €5 per aangifte = €25,00Leasekosten MFP: €50 per maand gedeeld over 22 werkdagen = ongeveer €2,27 per dag
    Totale dagelijkse kosten:
    • Materiaal- en printkosten: €75,00Leasekosten: €2,27Totaal: €77,27 per dag (reken dat maar eens uit per jaar….)

    Bovendien is Petra dagelijks ongeveer 1,5  tot 2 uur kwijt aan printen en scannen.

Dag in het leven van boekhouder Petra mét Fabreasy

Het is maandagochtend en Petra arriveert op kantoor. Terwijl zij haar computer opstart, denkt zij aan de volle agenda van vandaag: rapportages afronden voor een aantal cliënten en meerdere belastingaangiftes voorbereiden. Haar koffie staat al klaar, maar dankzij de nieuwe Fabreasy app weet zij dat ze tijd zal besparen.

  1. Ochtend: Rapportages genereren Petra opent de rapportage generator Pro Management en begint met het maken van financiële rapporten. Een van haar cliënten, een middelgroot bouwbedrijf, heeft dringend een kwartaalrapport nodig. De rapporten worden als PDF gegenereerd. Maar in plaats van de tijdrovende klus van printen en scannen, gebruikt Petra nu Fabreasy PDF Creator. Nieuwe werkwijze: Met een paar klikken voegt Petra de huisstijl van haar kantoor toe aan de PDF. De branding staat er direct professioneel op, zonder dat er papier aan te pas komt. Binnen enkele seconden is het document klaar om digitaal naar de cliënt te worden gestuurd. Dit proces kost Petra nu slechts enkele tientallen seconden.
  2. Middag: Belastingaangiftes voorbereiden Na de lunch begint Petra met de belastingaangiftes voor haar cliënten. Ze opent Unit4 Fiscaal Gemak en werkt aan de aangifte voor een lokale bakkerij. Deze aangifte beslaat ongeveer 30 pagina’s. Petra herinnert zich de tijd die ze vroeger kwijt was aan printen en scannen, maar nu gaat het allemaal veel eenvoudiger. Nieuwe werkwijze:
    • De aangifte wordt als PDF geëxporteerd.
    • Met één druk op de knop voegt Fabreasy automatisch de branding van het kantoor toe.
    Dit proces kost Petra nu ook slechts enkele tientallen seconden.
  3. Kostenanalyse van de nieuwe werkwijze: Petra vergelijkt de nieuwe situatie met de oude werkwijze en maakt een snelle berekening:
    • Jaarlijkse licentiekosten Fabreasy: €29,50
    • Dagelijkse kosten: Ongeveer €0,08 per dag
    • Print- en scankosten: €0,00
    • Materiaalkosten: €0,00
    • Tijd om branding toe te voegen: Tientallen seconden per document
  4. Dagelijkse kosten met Fabreasy: Petra verwerkt nog steeds gemiddeld 10 rapportages en 5 belastingaangiftes per dag. In plaats van de hoge kosten van de traditionele werkwijze, bedragen zijn kosten nu slechts:
    • Fabreasy-licentie: €0,08 per dag
    Bovendien bespaart Petra dagelijks ongeveer 1,5 tot 2 uur aan tijd.

Start met besparen en klik hier